Как привлечь волонтера в своей проект. Особенности привлечения добровольцев и работы с ними методы Как привлечь волонтеров для проекта

18.09.2024

Как можно привлечь людей к добровольной неоплачиваемой работе?

Обычно к волонтерской деятельности побуждают личные контакты - с членами семьи, друзьями и знакомыми.

Кроме того, этой цели служат листовки, плакаты, объявления в общественных местах, объявления в газетах, информационные мероприятия, сообщения в прессе, на радио и телевидении. Существенную роль играют волонтерские агентства, которые распределяют волонтеров в соответствующие организации.

Чтобы привлечь потенциальных волонтеров, организация должна разработать рекламную стратегию.

Главное в этой стратегии - так сформулировать обращение, чтобы заинтересовать потенциальных волонтеров и представить интересы организации и ее клиентов. При этом не имеет значения, передается ли это сообщение через личный контакт или в какой-либо другой форме.

При составлении обращения главное заключается в том, чтобы выяснить мотивацию к волонтерской деятельности и сделать соответствующее предложение.

Выдержка из плаката HCCA:

"Вы хотите работать с детьми и подростками? Получить новые знания? Повысить свою квалификацию и шансы на получение работы?"

Потенциальным волонтерам должно быть ясно, что своей добровольческой деятельностью они принесут пользу. Необходимо также рассказать о задачах волонтера и пользе, которую он принесет клиентам, а также о том, что ожидает организация от волонтера.

Объявление Деполт траста (Depault Trusts) в газете для бездомных "Биг Иссью" (Big Issue):

"Мы организовали ночной приют в Воксхолле, который пользуется большим спросом. Нам нужны волонтеры, заинтересованные нашей работе... Добровольцы могут помогать в приготовлении и раздаче еды, беседовать с подростками, оказывать им психологическую поддержку".

Что организация может предложить волонтерам? В обращении должны быть упомянуты материальные и нематериальные поощрения. Для потенциальных волонтеров должно быть ясно, что добровольческая деятельность полезна для них самих, например, возможность повышения квалификации, получения сертификата и т.д.

Выдержка из плаката HCCA:

"Мы можем предложить компенсацию издержек, профессиональное обучение, регулярные консультации, льготные билеты на все мероприятия, проводимые центром, сертификат и рекомендации добровольцам, проработавшим более 3 месяцев".

Кроме того, устраняются факторы, которые препятствуют людям заниматься волонтерской деятельностью. При этом важную роль играет компенсация издержек волонтерам.

Выдержка из плаката HCCA:

"Дорого ли это быть волонтером? Мы по договоренности обязательно возместим расходы всем добровольцам, участвующим в проекте".

Необходимо устранять опасения, связанные с волонтерской работой, такие, как страх общения с клиентами организации или сомнения в собственных способностях. Эти сомнения легче всего рассеять, показав потенциальным волонтерам, что организация компетентна в проблематике. Стоит подчеркнуть, что организация проводит интенсивные и регулярные образовательные курсы, консультации, супервизии.

Выдержка из плаката HCCA:

"Я никогда раньше не работал с детьми и подростками - для нас это не проблема, мы считаем, что никогда не поздно начать приобретать опыт. Мы поддержим Вас в Вашей работе, предложив образовательные семинары... Кроме образовательных мероприятий мы оказываем регулярные консультации и проводим супервизии..."

Как уже было сказано, личные контакты играют очень важную роль в привлечении волонтеров. Недостатком при использовании неформальных контактов является то, что обращение не доходит до представителей маргинальных слоев. Поэтому установление контактов с этими группами людей является неотъемлемой частью рекламных кампаний. Такие контакты можно установить с помощью адресной посылки штатных сотрудников или добровольцев к этим людям и/или с помощью информационных мероприятий в учреждениях, которые посещают данные группы людей. Кроме того, эффективным является использование листовок и плакатов в общественных местах и обращения в средствах массовой информации.

Трудности в привлечении к волонтерской деятельности представителей этнических меньшинств, например, из-за языковой проблемы, могут быть устранены переводом обращения на соответствующий язык и подготовкой специальных информационных материалов.

Выдержка из плаката HCCA:

"Английский - не мой родной язык?... Несмотря на это мы очень заинтересованы в привлечении волонтеров, родной язык которых не английский, и мы поддержим тех, кто уже учит английский."

И, наконец, потенциальных волонтеров можно информировать через рекомендации, регламенты, правила работы в организации.

Выдержка из плаката HCCA:

"Прежде чем Вы начнете работу, нам необходимо две личных рекомендации и справка из полиции о Вашей благонадежности".

Дополнительно привлечению волонтеров служат объявления о работе контактного бюро или координатора работы волонтеров.

6.7. Каждый ли может стать волонтером?

В результате эффективной рекламной кампании различные люди проявляют интерес к волонтерской деятельности. После публикации одного объявления в межрегиональной газете, соседская ассоциация Хэнли Кроуч получила 155 запросов на 40 запланированных мест волонтеров. Организации должны оказывать социальные услуги тем или иным группам клиентов и обеспечивать высокое качество своей работы.

Потенциальные волонтеры или кандидаты приносят не только свои знания, навыки, компетенцию, они также имеют свои ожидания и потребности.

Как могут быть определены и удовлетворены эти различные интересы?

Важным моментом взаимодействия волонтеров и организации является профессиональное, уважительное отношение руководства и сотрудников организации к волонтерам. В противном случае волонтеры будут сталкиваться с проблемой, которую они меньше всего ожидали, предлагая свои услуги, – «Вы здесь не нужны» – и, соответственно, быстро покинут организацию. Напротив, дружественное отношение (благоприятный климат) будет способствовать сохранению интереса волонтера к организации.

Причем благоприятный климат в организации должен иметь свое практическое выражение в ежедневной работе с волонтерами и не должен оставаться только на уровне нереализованных деклараций. Существует несколько признаков, по которым можно судить, что обстановка в организации является неблагоприятной для работы волонтеров и слова расходятся с делом.

Признаки неблагоприятного климата для работы волонтеров в организации - когда сотрудники считают, что:

волонтер – это бесплатная рабочая сила и работа волонтера ничего не стоит;

волонтер – это неспециалист, поэтому волонтеру можно доверить только неквалифицированную работу;

волонтеры – ненадежны (нельзя поручить ничего ответственного и серьезного);

волонтеры не требуют внимания и ресурсов (незачем инвестировать время и деньги в волонтеров).

В результате таких ошибочных представлений сотрудники начинают видеть в волонтерах:

«лишнюю» работу для себя (нужно предоставлять и организовывать рабочее место, обучать, осуществлять контроль деятельности и поддержку);

опасность потери контроля над качеством выполняемых работ;

угрозу потери работы (могут сократить, волонтер может занять место сотрудника).

В таких условиях волонтерам дается понять, что их деятельность не является важной для организации, а необходимая поддержка не предоставляется. В результате, без поддержки со стороны сотрудников работа волонтеров является низкоэффективной, ожидания волонтеров не оправдываются, что служит причиной их ухода из организации.

Способы формирования положительного отношения к волонтерам со стороны сотрудников :

разработка процедуры взаимодействия персонала с волонтерами (например, включение графы «Работа с волонтерами» в должностные обязанности и лист оценки работы сотрудников, регулярное проведение собраний или неформальных встреч сотрудников и волонтеров, а также собраний с сотрудниками по работе с волонтерами, проведение совместного обучения сотрудников и волонтеров, привлечение сотрудников к обучению и поощрению волонтеров);

привлечение сотрудников и руководства к планированию и оценке деятельности волонтеров, составлению описания работы волонтеров;

введение тех же стандартов работы для волонтеров, что и для сотрудников;

поощрение сотрудников, работающих с волонтерами;

регулярно выражаемое положительное отношение к деятельности волонтеров со стороны руководства организации.

Люди, которые хотят стать волонтерами, обычно сами находят организацию и предлагают ей свой добровольный труд. Так же организации могут сами обращаться к обществу с просьбой помочь в осуществлении своей деятельности. При этом достаточно часто организации привлекают волонтеров, не думая о последствиях своих действий и не проведя соответствующую подготовку. С одной стороны, это может спровоцировать неприятие волонтеров штатными сотрудниками, так как они чувствуют, что к ним предъявляются чрезмерные требования и у них, собственно, нет возможности заниматься волонтерами. С другой стороны, волонтеры могут испытать разочарование, поскольку они не чувствуют, что их знания и навыки востребованы, а деятельность приносит ощутимую пользу.

Поэтому работа с волонтерами - это не спонтанные действия, ей должны предшествовать тщательный анализ и подготовка. Начать следует с планирования работы волонтеров в организации. Планирование позволяет руководству организации и сотрудникам определить свои ожидания от работы волонтеров, дает возможность достичь единого понимания целей привлечения волонтеров, определить задачи сотрудников при работе с волонтерами и уже заранее предусмотреть и устранить возможные неясности и проблемы.

Безусловно, не всегда все происходит так, как мы это планируем, но наличие плана дает нам больше возможностей и уверенности в том, что мы сможем наиболее адекватно отреагировать на изменения, затратив при этом наименьшее количество дополнительных ресурсов.

Задачи планирования работы организации с волонтерами :

определить, в чем будет заключаться роль волонтеров в организации;

найти наиболее подходящие виды деятельности для волонтеров с учетом потребности организации, получателей услуг, самих волонтеров и других заинтересованных сторон (например, администрации учебного заведения);

определить, сколько необходимо волонтеров для того или иного вида деятельности;

предусмотреть и минимизировать возможные риски, связанные с привлечением волонтеров;

определить, какое именно обучение и поддержка необходима волонтерам;

определить, какие ресурсы необходимы для того, чтобы волонтеры могли осуществлять свою деятельность, и убедиться в наличии этих ресурсов.

Организация должна представлять, кто именно из сотрудников будет вовлечен в работу с волонтерами, сколько времени будет занимать эта работа и в чем именно заключаться. Волонтеру также необходимо знать, кто отвечает за ту или иную деятельность в организации, то есть к кому он может обратиться и перед кем он несет ответственность за выполняемую им работу.

В крупной организации должен быть человек, который отвечает за работу с волонтерами в целом. Наименование должности человека, осуществляющего руководство работы волонтеров, может быть различной: директор волонтерских программ, менеджер волонтеров, руководитель волонтеров. Главное, что этот человек должен быть связующим звеном между волонтерами и штатными сотрудниками, равно как и между организаций и обществом по вопросам привлечения волонтеров и подведением результатов их деятельности.

В идеале, это должна быть оплачиваемая должность с полной занятостью, но эту работу может осуществлять и волонтер, прошедший обучение, имеющий достаточный опыт работы в организации и руководства людьми. Золотым правилом координатора является выражение: «Обаяние поможет привлечь волонтеров, но только компетентность поможет их удержать...».

В целом, можно выделить следующие задачи/перечень обязанностей координатора по работе с волонтерами:

планирование и осуществление набора волонтеров;

определение, в каких областях деятельности будут задействованы волонтеры;

подготовка описания работы для каждой волонтерской должности;

проведение собеседования, отбор и закрепление волонтеров за видами деятельности и непосредственными руководителями;

планирование и осуществление ориентации и обучения волонтеров;

Поиск и предоставление волонтерам ресурсов для работы

ведение повседневной регистрации работы волонтеров (волонтерской документации);

распространение среди общественности информации о деятельности волонтеров и поддержка связей с другими организациями и донорами;

поддержка волонтеров по мере необходимости (дополнительное обучение, консультирование, информация);

оценка организации работы с волонтерами.

Как правило, непосредственным руководителем волонтера является сотрудник организации, ответственный за тот участок работы, к которому прикреплен волонтер. Но также это может быть и опытный волонтер – лидер волонтерской группы, который координирует свою деятельность с ответственным за работу с волонтерами в организации в целом.

Срок привлечения зависит от двух факторов: от волонтера (не все волонтеры заинтересованы быть задействованными на длительный срок) и самой программы – сколько времени она будет длиться. В зависимости от того, на какой период времени вы планируете привлечь волонтеров, будет зависеть решение о том, какое обучение необходимо предложить волонтерам и какие ресурсы инвестировать в них. Если вы рассчитываете, что волонтер будет задействован в проведении не только одной акции, а останется в организации в течение как минимум полугода, то в этом случае целесообразно предусмотреть для него помимо вводного еще и дополнительное обучение (для поддержания качества работы) и предусмотреть мотивационные мероприятия.

Определение роли волонтеров, разработка их должностных обязанностей, вопросы коммуникации и отчетности во многом зависят от моделей организации работы волонтеров , используемых организацией.

Модель «Предоставление услуг».

роль волонтеров – предоставление услуг уязвимым людям;

сотрудники отвечают за набор, обучение и супервизию волонтеров;

взаимная ответственность сотрудников и волонтеров четко оговорена;

обучение волонтеров является структурированным и обязательным;

мотивация волонтеров – приобретение новых навыков и возможность перехода на оплачиваемые должности.

Модель «Помощники».

услуги клиентам предоставляются в основном сотрудниками;

роль волонтеров – помогать сотрудникам, чтобы те могли более эффективно использовать свое рабочее время;

обучение волонтеров проводится от случая к случаю, по мере необходимости, чаще всего включает практическое обучение конкретным навыкам на рабочем месте;

набор волонтеров осуществляется через личный контакт с теми, кто хочет помогать.

Модель «Активисты».

нет оплачиваемых сотрудников, которые руководят работой волонтеров;

волонтеры самостоятельно определяют деятельность и свои роли в зависимости от своих потребностей, интересов и возможностей;

волонтерская работа предоставляет возможность для персонального и профессионального роста.

Модель «Сосотрудники».

сотрудники и волонтеры выполняют одни и те же функции и работают вместе;

основное различие в том, что сотрудники уделяют больше времени работе, чем волонтеры;

и сотрудники, и волонтеры одинаково привержены миссии, цели и ценностям организации;

в качестве мотивации доминирует личный пример, а не административное воздействие.

В одной из колонок мы рассказывали о новой научной дисциплине – . Единственный в мире человек с докторской степенью в этой области – американка Джен Шанг больше заинтересована не чистой наукой, а конкретными методами, которые помогут в работе всем, кто имеет то или иное отношение к филантропии.

Сегодня профессор Шанг работает в Великобритании в команде с профессором Эдрианом Сарджентом и доктором Стивеном Пидженом, которые являются создателями веб-ресурсов http://www.studyfundraising.com и http://www.studyfundraising.info , посвященных самым разным аспектам благотворительности – как общих, так и частных. Например, того, как нужно грамотно принимать на работу волонтеров.

Что за работа?

Самый первый шаг, который предпринимает тот, кто хочет привлечь к своей деятельности добровольцев – это, собственно, выражение этого желания. Это может быть объявление в СМИ или информация, распространяемая каким-либо другим способом.

В любом случае, чтобы заинтересовать людей, нужно правильно сформулировать запрос, в котором будет содержаться описание нужд организации, и работы, которую необходимо проделывать (проделать).

В это описание должны быть как минимум включены следующие пункты:

Название работы. Организаторам лучше избегать расплывчатых слов «волонтер», «доброволец», а называть работу, которую предстоит сделать, своим именем. Скажем, «требуются сиделки (мойщики полов, раздатчики пищи, дежурные на телефоне, сортировщики одежды на складе, грузчики и т.п.). Если у данного труда нет четкого именования в языке, необходимо как можно более емко и кратко описать его характер: «нужен человек, который будет переносить тяжелобольного из кровати в ванну и обратно».
Общая цель работы. Человек, который (возможно) придет помогать, должен обязательно иметь представление о том, в чем заключается цель его труда, как выполняемая им работа соотносится с той, что выполняют другие люди в этой организации и каким будет его вклад в общую, главную задачу, которой подчинена вся деятельность. В противном случае он будет чувствовать себя винтиком и не ощутит – что очень важно – собственной нужности, значимости, незаменимости.
Конкретная деятельность и результаты. Здесь нужно обрисовать конкретные задания, которые придется выполнять добровольцу, и критерии, по которым будет оцениваться эффективность их деятельности. Одни организации предпочитают давать строгие нормативы, другие – предоставляют волонтеру право выбирать различные виды заданий из целого списка. Последний, гибкий, вариант видится психологам более предпочтительным. Не только потому, что предоставляет добровольцу свободу, главное – в таком подходе содержится уважение к личности человека, а также знаниям и умениям, которыми он обладает.
Руководство. Очень важно также с самого начала назвать человека, которому волонтер будет подчиняться, к которому он может обращаться с вопросами и проблемами. Это может быть сотрудник того подразделения, куда он идет работать, или же особая штатная единица — координатор работы добровольцев. Что лучше? С одной стороны, координатор лучше знаком с тонкостями работы волонтеров, зная ее изнутри. С другой, работая с сотрудником, отвечающим за непосредственное выполнение заданий, скажем, медсестрой больницы, доброволец скорее ощутит себя частью команды, чем посторонним, который жертвует свое свободное время.
Вознаграждение. Волонтер по определению – работник бескорыстный. Тем не менее, в описание его работы нужно включить некие преимущества, которые он получит. Это может быть детский сад, медицинское обслуживание, бесплатное питание, отдых в санатории и т.п. Иногда речь идет о поздравлении на праздниках и торжественных мероприятиях, а иногда – даже о денежном вознаграждении. Родом вознаграждения может служить сама принадлежность к организации, имеющей давнюю историю и богатые традиции (здесь речь идет, напомним, о западных НКО).
Место и время. Описание непременно должно включать в себя точное указания места, где будет трудиться доброволец, времени, которое он будет уделять своему труду, а также срокам. Договор с волонтером может быть бессрочным либо заключенным на неопределенный срок. Многие работодатели отдают себе отчет, что для современного человека предпочтительнее первый вариант. Ритм жизни таков, что мы просто не можем себе позволить брать на себя такие обязательства: слишком быстро и непредсказуемо могут измениться обстоятельства. Именно поэтому «вечный» договор может оттолкнуть потенциального добровольца, который с удовольствием заключил бы с благотворительной организацией, скажем, годовое соглашение.
Накладные расходы и их возмещение. Идеально составленное предложение работы для волонтера включит в себя также перечень расходов волонтера (транспорт, покупка моющих средств, продуктов и т.п.), которые НКО обязуется ему компенсировать, а также сроки и порядок этой компенсации. Данный пункт позволит избежать многих недоразумений в будущем.

Такие подробные описания работы помогают людям решить, какая работа подходит для них, а для какой работы – они сами. Люди, подумывающие о волонтерской деятельности, должны иметь представление о том, в чем она заключается. Человек, который идет на такую работу осознанно, с меньшей долей вероятности разочаруется в самом ближайшем будущем и бросит эту деятельность, как это нередко случается среди тех, кто приступает к работе, имея самое смутное представление о ней.

Профиль кандидата

После того, как определена нужда в рабочей силе, функции волонтеров в организации и составлено детальное описание работы, составляется портрет самого волонтера. Это детальное описание человека, который наилучшим образом подойдет для выполнения этой работы. Оба этих описания – работы и кандидата – служат подспорьем в процессе найма волонтеров на работу, помогая подобрать именно тех людей, которые принесут максимум пользы фонду – и при этом не нанесут вреда себе.

Поговорим

Бумажный этап закончен, переходим к собеседованию.

В общении с будущим волонтером есть два ключевых момента. Во-первых, средство коммуникации. Во-вторых, суть сообщения, которое будет ему передано.

Проведенные на сегодняшний день исследования демонстрируют, что эффективнее всего просить человека уделить свое время на какое-то дело — лицом-к-лицу. Прочие способы коммуникации (телефон, электронная почта, смс-сообщения и т.д.) значительно уступают этому самому простому и древнему способу общения.

Что касается сути самого сообщения, то психологи предупреждают, что это не такое простое задание, как может показаться на первый взгляд. Часто, например, в просьбах помочь звучит отчаяние. Представители НКО думают, что это – лучший способ достучаться до сердец будущих добровольцев, а между тем, именно оно, отчаяние, может оттолкнуть их. Они могут не захотеть тратить свое время на тех, кто находится в безвыходной ситуации.

Но что психологи предлагают взамен?

Обращение к волонтерам должно быть лаконично-оптимистичным (главное тут – не переборщить с пионерским задором) и содержать три четких информационных пункта:

Важность повода обращения;
Эффективность деятельности фонда;
Преимущества, которые волонтер получит от этой работы (чувство собственной нужности, совершения важного дела).

Вторичная выгода

Профессор Эдриан Сарджент в 2009 году провел обзор исследований, посвященных волонтерству. Он перечисляет так называемые «вторичные выгоды» добровольной работы, которые для кого-то могут явиться если не главной мотивацией, то лишним поводом подумать о такой работе.

Волонтерство дает возможность:

получить новый опыт,
повысить собственную самооценку,
отвлечься от мрачных мыслей
приобрести навыки, которые могут пригодиться на оплачиваемой работе,
познакомиться с новыми людьми,
попасть внутрь благотворительных организаций, лечебных учреждений и пр. и убедиться, что они делают именно то, о чем официально заявляют,

Источники:

Добровольчество - деятельность, столь же выгодная для людей, ищущих помощь, сколь и для самих добровольцев, потому что:

Добровольчество - это способ
строить социальные отношения,
применять на практике свои моральные и религиозные принципы,
получить новые навыки,
найти поддержку и друзей,
почувствовать себя способным что-то совершить,
почувствовать себя нужным и полезным.

В любой сфере деятельности НКО можно опираться только на три основных ресурса: время, люди и деньги. Чаще всего все жалуются на отсутствие денег, забывая, что при некоторой изобретательности и привлекательности идеи вашей организации этот недостаток можно восполнить за счет привлечения людей и заблаговременного планирования своих действий.

В России есть немало добровольцев, готовых немного поработать бесплатно, если они убеждены, что это поможет претворению их идей в жизнь. Надо только их найти, заинтересовать и дать им выполнимое, интересное задание.

Самым главным признаком добровольчества является то, что доброволец часть своего свободного времени, а следовательно сил, энергии, знаний, опыта без принуждения или указания безвозмездно тратит на выполнение деятельности, которая приносит пользу другим людям или обществу в целом.

Мотивы, по которым люди могут оказать вам помощь, различны: либо они в такой степени разделяют ваши идеи, что готовы пожертвовать для них своим личным временем, либо у них много времени и они просто хотят познакомиться с интересными людьми, либо надеются на какие-либо блага в будущем (получение работы, назначение на какую-либо должность и т.д.).

Наконец, добровольцы могут просто хотеть немного разнообразить рутинный ход своей жизни и рассчитывают на получение морального удовлетворения. Эти ожидания должны учитываться и, по мере возможности, исполняться.

НКО следует иметь специального сотрудника, ответственного за работу с добровольцами. Он помогает руководству определить потребность в людях и составляет план набора добровольцев. Ответственному за работу с добровольцами надо подумать и о том, в каких условиях люди будут трудиться, что нужно для обеспечения работы добровольных помощников. Наверное, с такой работой лучше справится тот, кто сам умеет организовать свое время и добиться поставленной цели.

Очень важно, чтобы добровольные помощники чувствовали себя частью команды. Приглашайте их на ваши мероприятия, концерты, создайте подобие доски почета в вашем офисе, торжественно поблагодарите всех своих помощников.

Наконец, если работать было весело, люди были интересные, а в их деятельности были смысл и азарт, то вы наверняка сможете рассчитывать на этих добровольцев и в дальнейшем.

Процесс подготовки к работе с добровольцами

I. Выявление потребности организации в добровольцах.

Выявить потребность организации в добровольцах можно двумя способами. Давайте назовем подходы в анализе потребности организации в добровольцах как первый - "проектный", второй - "внутриорганизационный".

Первый - "проектный подход":

Осознайте проблему, определите цель и сформулируйте конкретные конечные результаты проекта.
Проанализируйте ваши ресурсы. Составьте список имеющихся и требуемых ресурсов.
Проанализируйте возможные альтернативные варианты реализации проекта.
Решите, есть ли деньги для оплаты необходимых людей, если нет, то в план по реализации проекта вставьте пункт по привлечению добровольцев. Определите ответственного за это и сроки набора. Если деньги есть, то давайте подумаем, чем еще, кроме экономии финансов, нам помогают добровольцы. Может быть, они нам дают такое, что очень сложно купить?

Второй - "внутриорганизационный":

Опишите ту работу, которую необходимо выполнять для устойчивого функционирования организации.
После описания следует сгруппировать описанные виды деятельности по сходным признакам.
Сравните построенную картинку с существующей и определите "узкие места", т.е., те функции, которые или никто не выполняет, или они реализуются не в полной мере.
Определите совместно с сотрудниками организации ответственных людей за работу в выявленных "узких местах".
Если "узкие места" затрагивают чью-то индивидуальную ответственность, то эту работу следует провести непосредственно с этим сотрудником. Определить, какая часть работы останется у него, а какую он готов делегировать.
Решите, можно ли сгруппировать делегируемые функции вокруг каких-то новых должностей.
Определитесь, будет ли это оплачиваемая работа или на добровольческой основе.

Оба подхода будут эффективными только тогда, когда анализ потребности организации в добровольцах проводится совместно всеми членами, сотрудниками организации.

II. Описание работы, которую будут выполнять добровольцы.

Что такое "описать работу"? Это довести до добровольца:

Что он будет делать.
Особенности его работы.
Время и место работы.
С кем из организации он будет работать.
Дополнения (льготы, поощрения, карьера).
Кто его клиенты.
Степень его ответственности.
Необходимость в дополнительном обучении.

Нет ничего страшнее для работы с добровольцем, чем обмануть его ожидания. Эти ожидания в первую очередь связаны с ожиданием конкретной работой.

Однажды одному из добровольцев задали вопрос: "Когда для тебя был самый трудный момент в работе с нами?", и он ответил: "На третий день без работы. Если бы я ее тогда не получил, то вряд ли бы пришел снова".

Если ожидания не оправдываются, то у человека возникает чувство разочарования, не только в данном случае, но и, возможно, в связи с добровольчеством вообще.

Сделайте описание работы, с учетом следующих правил:

скучную работу разбейте на несколько мелких частей;
к творческой работе привлеките несколько человек;
точно определяете время и место работы;
назначаете ответственного человека, к которому могут обратиться добровольцы;
точно опишите ожидаемый конечный результат в количественном виде;
время работы спланируете так, чтобы она не занимала целый день, а лишь несколько часов;
в описании покажите, какую пользу может принести труд добровольца окружающим, его социальную значимость.

III. Анализ требуемых ресурсов и составление списка необходимых материалов и инструментов, а также условий для работы.

Посмотрите, какая это работа, что требуется для ее выполнения. Почти любая работа требует какого-то предварительного материального вклада или приложения усилий.

Доброволец, приходя в организацию выполнять какую-то работу, не несет с собой спецодежду или инструмент. Если ваши добровольцы будут ломать стену для будущего клуба с помощью лопат, то завтра они могут и не прийти.

Что может потребоваться для работы добровольцев:

Необходимый для работы инструмент (компьютерная программа, книги, лом).
Спецодежда (халат, сапоги, тапочки, солнцезащитная кепка).
Расходные материалы, необходимые для выполнения работы.
Специальное рабочее место.
Сопровождение процесса работы (транспорт, вода для полива).
Прямые расходы добровольцев (проезд к месту работы, обед, прививки).

Необходимо определить способ, с помощью которого планируется привлекать добровольцев. Среди способов могут быть следующие:

1. Распространение информации через СМИ.

Заявления о конкретной потребности в добровольцах, решающих важную социальную задачу делают подаваемую СМИ информацию более актуальной. Поэтому журналисты и редакторы новостей охотно ее берут и размещают, причем очень часто бесплатно.

Например, Благотворительное общество "Невский Ангел" из Санкт-Петербурга использовал для этого такое письмо:

"Уважаемый _____________________!

Предлагаем Вам принять участие в благотворительной деятельности общества "Невский ангел" в качестве волонтера (добровольного помощника).

В нашем обществе сегодня около 250 волонтеров - мужчин и женщин разных возрастов, профессий, интересов, но всех их объединяет желание помочь более слабому и друг другу. Поэтому в нашем коллективе царит особая доброжелательная атмосфера и полное взаимопонимание. По средам работает Клуб волонтеров. Возможно, Вы встретите здесь друга, близкого человека, а может быть и свою судьбу. Благотворительное общество "Невский ангел" существует с 1988года. Одним из основных принципов его работы было и остается широкое привлечение общественности к выполнению различных программ и проектов социальной помощи населению.

Добровольные помощники выполняют такую работу без оплаты, в свободное время, с учетом их сил и способностей.

Мы приглашаем Вас принять участие в одном из проектов программы "Волонтерство":

социально-бытовая помощь немощным и инвалидам;

организация детских праздников для тяжелобольных детей в больницах;

экстренная помощь населению;

восстановление культурно-исторических и духовных центров Санкт-Петербурга и области.

Беседа-ориентирование с новыми добровольцами - каждый вторник, с 14.00 до 17.00 ч. по адресу:

Гороховая ул., 5. Благотворительное общество "Невский ангел". Центр волонтеров. Свои вопросы Вы можете задать по телефону: 315-54-45".

3. Работа с целевой группой*:

выступления агитаторов;
проведение тематических семинаров;
раздача информационных листков среди участников различных мероприятий;
организация практик для студентов и школьников;
организация выставок, рассказывающих о добровольчестве на предприятиях, учебных заведениях;
добровольцы приводят с собой других добровольцев, своих друзей и знакомых, держите их в курсе ваших потребностей в добровольцах;
клиенты организации могут стать лучшими добровольцами, так как осознают приносимую пользу на личном опыте.

4. Работа с населением:

информирование пассажиров общественного транспорта по внутреннему радио (положительный опыт имеется в Горно-Алтайске);
расклейка рекламных объявлений;
участие в массовых мероприятиях в качестве добровольцев (работая среди людей, добровольцы не только выполняют заданную работу, но и могут выступать в качестве агитаторов, используя личный пример);
агитационные столы и стенды на массовых мероприятиях или в широко посещаемых населением местах.

Основные понятия:

Целевая группа (целевая аудитория) - группа населения, на которую нацелена деятельность организации. В случае привлечения добровольцев, это могут быть студенты, специалисты в определенной сфере деятельности и т.д.

Работа с добровольцами, их удержание

1. Адаптация.

Важно показать заинтересованность как в добровольце, так и в его труде. Участие добровольца в общеорганизационных мероприятиях не только приобщает добровольца к деятельности организации, но и может делать его более ответственным за поручаемую работу.

Помогите добровольцу испытать общий с вашей организацией успех. Человек - существо социальное, ему необходима причастность к какой либо группе, организации.

2. Постоянный контакт.

Беседы с глазу на глаз должны быть регулярными. После каждого значимого события - идет "разбор по горячим следам". Разбор эффективен тем, что сразу же позволяет показать успехи и то, что требует улучшения, оценить работу, наметить планы на будущее.

Подводить итоги необходимо, используя позитивный подход, говоря не о просчетах, а о требуемом улучшении. Человек хочет быть исключительным и неповторимым. Нужно дать ему это почувствовать.

3. Престижность организации и поставленных ею целей.

Это важная деталь, которая влияет на удержание добровольца. При этом не следует забывать, что представления о престижности у разных людей различно.

Будет полезным рассказ об истории организации: о ее успехах и неудачах. Если это сделает руководитель организации или ее лидер, то это только повысит имидж организации в глазах добровольца, который почувствует заботу о себе.

4. Отслеживание изменений.

Мотивации человека могут изменяться через какой-то срок после его первого прихода в организацию. Возможно, что появление добровольца было вызвано потребностью нового общения. Через какое-то время он захочет реализовать себя в самостоятельном проекте. Все это необходимо учесть. Учесть динамику изменения мотиваций к добровольческому труду.

5. Привлечение к совместному планированию.

Это еще один способ удержания добровольца. Сегодня хорошо привлечь к исполнению работы, завтра - вместе создать новый проект, а послезавтра - предоставить возможность самостоятельно подготовить проект.

6. Стимулирование работы добровольцев.

Одним из важнейших способов удержания добровольца является своевременное признание его заслуг. Вспомним великолепное правило: "Хорошая похвала - публична и долговечна, а хорошая взбучка - индивидуальная и моментальная".

Поощрение может быть прямым и косвенным. Формы прямого поощрения:

участие добровольцев в торжественном мероприятии;
слова признательности;
благодарственное письмо добровольцам, их родственникам;
празднование юбилея работы добровольца в организации;
рекомендательный отзыв.

Косвенное поощрение может иметь не меньший эффект, чем прямое. Формы косвенного поощрения:

отношение к добровольцу как к оплачиваемому сотруднику;
предоставление добровольцу возможности повышать квалификацию;
предоставление контакта со средствами массовой информации;
подключение к принятию решений и планированию;
предоставление возможности выступать в качестве представителя организации в каких-либо мероприятиях.

Некоторые правила признания заслуг:

своевременность,
искренность,
по возможности - публичность,
зависимость способов выражения от мотиваций человека,
периодичность (должна быть достаточно частой).

7. Традиции организации.

В организации могут существовать или формироваться традиции, которые играют важную роль в удержании добровольцев. Например, могут быть такие:

Празднование дней рождения добровольцев.
Вовлечение руководителя организации в процесс взаимодействия с добровольцами.
Оперативное знакомство добровольца организацией, ее сотрудниками, принятыми правилами.
Участие добровольцев во внерабочих мероприятиях, которые проводятся в организации, наравне с оплачиваемыми сотрудниками.
В итоговом отчете (годовом) отмечается вклад добровольцев.

Возможные сложности в работе с добровольцами, их преодоление

Очень важно, чтобы большинство сотрудников вашей организации поняли необходимость работы добровольца. Иначе работе добровольца может помешать негативный настрой оплачиваемых сотрудников организации. Тогда без предварительной работы с персоналом не обойтись.

Разделим возможные опасения персонала на две группы.

Личного характера:

боязнь необходимости четкого планирования работы для обеспечения ею добровольцев;
боязнь возникновения неких моральных обязательств перед человеком, который работает бесплатно;
боязнь конкуренции со стороны добровольца;
нежелание затратить силы на обучение работе с добровольцами.

Организационного характера:

неверие в компетентность добровольцев;
боязнь возможных проблем юридического, психологического и финансового характера;
боязнь, что добровольцы неправильными действиями смогут нанести урон имиджу организации.

Что можно предпринять для преодоления подобных сложностей?

Постарайтесь выявить негативные факторы, которые связываются с появлением добровольцев. Работать будет легче, зная, что можно предложить сотруднику в ответ на его опасения.
Не нужно переубеждать люден красивыми речами, а тем более заставлять их работать с добровольцами. Возьмите сотрудников к себе в союзники, попробуйте увлечь их, наглядно показать преимущества. Маленькое, но конкретное дело лучше, чем большая красивая речь.
Попробуйте добровольческий труд приравнять к денежному эквиваленту и покажите, какие деньги могли бы быть затрачены на оплату той или иной работы. Это сможет внести еще один белый шар в корзину добровольчества.
Следующим белым шаром может быть показ учета не возмещенных расходов добровольцев, то есть их личных расходов, за которые они могут требовать, но не требуют оплату. Например, расходы на проезд, телефон, какие-то канцелярские принадлежности.

Покажите сотрудникам организации, что наиболее эффективно они могут сделать важную работу, делегировав часть своих функций добровольцам. Возможно, после этого и удастся определить перспективный фронт работы. Проведите предварительное анкетирование, чтобы выяснить какую работу персонал готов поручить добровольцам.

Работа с добровольцем должна быть добровольна. Для тех, кто боится отдать часть своих обязанностей, опасаясь некомпетентности, есть хороший способ:

Во-первых, разработать совместно с сотрудниками требования, которым должен удовлетворять доброволец,

Во-вторых, привлекать сотрудника к отбору и собеседованию с добровольцами.

Но для того, чтобы не возникло таких сложностей, необходимо в самом начале разработать процедуру взаимодействия персонала с добровольцами, в которой должно быть описано:

что могут делать добровольцы;
что им делать нельзя;
определяются места дислокации (местонахождения) добровольцев в офисе, если это большой офис;
обозначается структура взаимодействия организации и добровольцев;
степень ответственности: т.е. какие решения принимаются сообща, а какие - индивидуально.

Другими словами, иногда стоит составить правила работы добровольцев в вашей организации и правила работы с добровольцами.

Необходимо поощрять тех сотрудников, которые добились успеха в работе с добровольцами: это и публичная благодарность на официальных мероприятиях, и просьбы к руководству отметить достижения этих людей.

Хорошо сплачивает людей не только общая работа, но и совместный досуг. Особо следует отметить роль руководителей организации в работе с добровольцами. Руководители своим личным примером должны поддерживать добровольцев.