Составление факса на английском языке. Телефонограммы Как пишется факс

26.04.2024

В данном разделе рассматриваются создание, отправка и получение факсимильного сообщения. Более того, поскольку возможности Word как текстового редактора шире, чем встроенного редактора Outlook, мы решили рассмотреть создание факсимильного сообщения и средствами Word.

Создание факсимильного сообщения средствами Outlook

Создание факсимильного сообщения в Outlook фактически ничем не отличается от создания сообщения электронной почты. Для создания нового сообщения просто нажмите кнопку Создать (New) на панели инструментов Стандратная.

В поле Кому (То) выберите контакт, которому будет адресован этот факс. Outlook автоматически будет отправлять сообщение на номер, указанный в поле Факс (Fax) для данного контакта. Если в списке контактных лиц не указан номер факса получателя, можно ввести его номер с клавиатуры в следующем формате: . Например, чтобы отправить факсимильное сообщение на номер 2343476, введите в поле Кому следующее: .

Аналогично сообщению электронной почты введите тему и текст сообщения. После того как сообщение создано, для его отправки воспользуйтесь примером, приведенным ниже.

Пример 14.7. Отправка факса

{В форме Сообщение}

Учетные записи Fax Mail Transport

Отправить

После отправки факсимильное сообщение перемещается в папку Исходящие (Outbox) и после окончательной процедуры отправки и приема сообщения, как и обыкновенное сообщение, - в папку Отправленные (Sent Items).

Рис. 14.3. Факсимильное сообщение

Создание факсимильного сообщения средствами Word

Ранее говорилось, что Microsoft Word 2002 может являться редактором сообщений электронной почты, но об этой возможности мы еще расскажем в главе "Outlook и Office". В случае же факсимильных сообщений, где основополагающим фактором является четкость и лаконичность графики, Word предлагает более богатый выбор возможностей по сравнению с Outlook. Но данное замечание не снижает возможности редактора Outlook, а лишь подчеркивает их. Поскольку на этом примере демонстрируется концепция интегрируемости приложений Microsoft Office XP, что разрешает пользователю, вооружившись возможностями основных приложений Office, автоматизировать и упростить свою деловую деятельность. Однако перейдем от слов к делу.

Запустите Word, создайте простой документ (документ i) и введите в него необходимую информацию. Вы можете вставлять в документ рисунки, таблицы и вообще полностью форматировать и редактировать его по всем правилам Word. Когда документ готов к отправке, выполните следующий пример.

Пример 14.8. Мастер факсов Word 2002

{ В окне Word}

Файл > Создать... -> Общие шаблоны

Письма и факсы

Мастер факсов

Следующий документ: Документ 1

Другое приложение FAX (рис. 14.4)

Введите сведения о получателе

Изысканный

Введите сведения об отправителе

Рис. 14.4. Fax Wizard, шаг Fax Software

Несколько замечаний о работе Fax Wizard (Мастер факсов).

Адресная книга.
Адресная книга.

Рис. 14.5. Факс, сгенерированный Мастером факсов Word

Несколько замечаний о работе Fax Wizard (Мастер факсов).

Вводя сведения о получателе, отправитель может воспользоваться кнопкой Адресная книга. Ее нажатие вызовет одноименное диалоговое окно, в котором можно выбрать получателя факса для контакта. Мастер факсов автоматически определит номер факса для контакта. Вообще говоря, эти данные отображаются только на титульном листе.
Ввод сведений об отправителе практически ничем не отличается от ввода данных о получателе. Но чтобы не вводить каждый раз информацию о себе заново, советуем создать для себя контакт и пользоваться впоследствии кнопкой Адресная книга.
Как и в Outlook, титульные страницы факсов Word можно редактировать, более того, пользователь может создавать собственные титульные страницы, используя шаблоны Word.

Итак, титульная страница для факсимильного сообщения создана. При необходимости можно изменить некоторые параметры, например ввести примечание к сообщению, с помощью флажка установить специфику факса (секретно, срочно, на утверждение и т. д.)- После чего, убедившись в готовности созданного факсимильного сообщения к отправке, нажмите кнопку Отправить факс (Send Fax) на панели инструментов Мастер факсов.

Если вы будете использовать титульные страницы, созданные Мастером факсов Word, имеет смысл отключить добавление титульной страницы самого факса. Иначе получатель будет принимать две титульные страницы.

Отправка и получение факса

Отправка факсимильных сообщений так же проста, как и отправка сообщений электронной почты. Если факсимильное сообщение готово к отправке, нажмите кнопку Отправить/Получить на панели инструментов Стандартная. Произойдет абстрактная отправка факса, т. е. факс перейдет в папку Отправленные, не будучи еще фактически отправленным получателю. Это действие показывает, что формат сообщения успешно преобразован. Через некоторое время появится диалоговое окно Fax Monitor , демонстрирующее процедуру дозвона до номера получателя.

После автоматического набора номера и в случае готовности факса получателя к приему произойдет соединение двух факсимильных аппаратов и нач нется передача факса. Процедуры дозвона и передачи факсов отображаются в диалоговом окне Fax Monitor . В случае необходимости пользователь может прервать передачу факса, нажав кнопку End Fax Call.

Получение факса происходит исходя из настроек, описанных выше, в случае автоматического приема факса от пользователя не требуется никаких действий. Факс автоматически установит соединение и примет факсимильное сообщение, после чего переместит его в папку, предназначенную для хранения таких сообщений.

Для просмотра факса перейдите в указанную папку и двойным щелчком откройте факсимильное сообщение.

Когда принимается факс, он имеет графический формат, т. е. это рисунок. Его можно смотреть, вращать, инвертировать, но он остается рисунком. Если необходимо работать с факсимильным сообщением как с текстом, используя, например, Word, то факс следует преобразовать. Outlook и Office не имеют встроенного OCR-редактора (Optical Character Recognition), но существует множество доступных приложений, осуществляющих это преобразование. Например, FineReader, которое является самостоятельным программным пакетом. FineReader берет факс, сканирует его и создает на выходе стандартный текстовый файл.

В статье мы рассмотрим вопросы, которые могут вас интересовать при приобретении факса. Сначала ответьте себе на вопрос, а нужен ли вам факс, будете ли вы его использовать ? Современные интернет сервисы, такие как видео конференции, электронная почта и др. по своим функциям значительно превосходят эффективность факсимильной связи, но, все же, пока еще практически все используют привычный факс, который давно стал одним из атрибутов рабочего места офис-менеджера и секретаря.

Факс - перевод, определение, значение

Факс - это, в первую очередь средство связи, которое предназначено для передачи машинописных текстов и изображений по телефонной сети. При установлении связи с получателем изображение сканируется, а электронное специальное устройство посылает сигнал адресату, затем принтер адресата начинает печатать изображение.

Если вас интересует, как называется факс дословно , то для вас расшифровываем: «Факс - факсимильный аппарат коммуникационной связи».

Как выглядит факс

Как выглядит факс? Свиду это обычный телефон, но немного большего размера так как в него встроен контейнер для бумаги и печатающие части.

Также факс может быть встроенным в МФУ.

Функции, типы, виды, мощность

Пример номеров

Номер факсимильного аппарата, на который отправляется документ, формируется таким образом:

<код страны><код города><номер>

Код города и страны необходимы даже, если пересылка производится на территории одного города. Номер адресата, не содержит ни каких символов кроме цифр и тире.

Номер факса пример: представим, что мы хотим отправить документ в Санкт-Петербург, Москву и Вашингтон на факс номером 333-33-33. Правильные номера расположены ниже (при этом не имеет значения место, из которого высылаются факсы).

Обработка факсов_ 101

Настройка телефонной книги факса

Эта функция позволяет сохранять в памяти устройства имена и

номера получателей факсов, а также настройки передачи.

Предусмотрено два варианта настроек: Отдельный и Группа .

Отдельный: емкость телефонной книги - 500 номеров факсов.

Для номеров, сохраненных в категории Отдельный , предусмотрен

быстрый набор (Ном.быс.наб. ).

Группа: при регулярной отправке одного документа нескольким

адресатам создаются группы. В устройстве можно сохранить до 100

номеров группового набора. Записи, сохраненные в категории

«Группа», можно выбрать в списке для отправки на вкладке

Основные меню Факс . Группа может быть составлена из

нескольких записей в категории Отдельный .

Сохранение отдельных номеров факсов

(Ном.быс.наб.)

1. Выберите Факс > Основные > Отдельный .

Правка: изменение параметров ИД , Ном.быс.наб. и Ном.

факса .

Созд.: создание новой записи Ном.быс.наб. .

Удал.: удаление выделенной записи Ном.быс.наб. .

Поиск: поиск номера факса, сохраненного в телефонной книге

введите ИД .

Сведен.: вывод ИД , Ном. факса и сведений о группе (если

Прим: включение выделенного номера факса в список

отправки на вкладке Основные .

Отмена: отмена текущего задания с переходом к предыдущему

2. Нажмите Созд. .
3. Введите имя адресата в поле ИД с помощью всплывающей

клавиатуры и соответствующий номер факса в поле Ном. факса с

помощью цифровой клавиатуры на панели управления.

ИД: здесь указывается имя.

Ном.быс.наб.:

Ном. факса: в этом поле введите номер факса, состоящий

только из цифр. Если необходимо, укажите телефонный код.

4. Нажмите OK .

Сохранение групповых номеров факсов (Номер

группы)

1. Выберите Факс > Основные > Группа .
2. Нажмите Созд. .
3. Нажмите область ввода в ИД гр. наб.: и введите имя с помощью

появившейся клавиатуры.
Выберите Ном. гр. наб.: с помощью стрелок влево/вправо.

ИД гр. наб.:: ввод имени группы.

Ном. гр. наб.:: в это поле автоматически подставляется

первый свободный номер быстрого набора. Для назначения

другого номера используйте стрелки влево/вправо.

4. Нажмите OK .

5. Выберите запись в списке Номера быстрого набора и нажмите

кнопку Добав. . Повторяйте этот шаг до тех пор, пока все

необходимые записи не будут введены.
Обязательно скопируйте выделенный номер списка Номера

быстрого набора в левую панель, которая представляет собой

список групп.

Настройка телефонной книги факса с помощью

SyncThru™ Web Service

Сохранять номера факса через подключенный к сети компьютер

можно посредством программы SyncThru™ Web Service.

Отдельные

1.
2.

3. Нажмите Адресная книга > Пользователи .
4. Нажмите Добавить .
5. Введите Имя , Номер быстрого набора и Номер факса .
6. Нажмите Применить .

Групповые

1. Откройте веб-браузер компьютера.
2. Введите IP-адрес устройства; после этого откроется

приложение SyncThru™ Web Service.
(Пример: http://123.123.123.123)

3. Нажмите Адресная книга > Группа .
4. Нажмите Добавить группу .
5. Введите Имя группы и Номер быстрого набора .
6. Добавьте отдельные адреса в группу факсов.
7. Нажмите Применить .

Передача по запросу

Функция запроса вводится в действие тогда, когда один факсимильный

аппарат запрашивает отправку документа у другого. Она позволяет

выполнить передачу с удаленного устройства даже в том случае, если

отправителя нет на месте. Для получения документа необходимо

установить связь с удаленным устройством и запросить передачу

факса. Другими словами, устройство, на котором хранится оригинал,

подвергается «опросу».

Для использования этой функции она должна быть реализована

и в передающем, и в получающем устройстве.

Процесс передачи по запросу происходит следующим образом:
1. Отправитель сохраняет в устройстве оригинальные документы.

2. Отправитель предоставляет получателю код доступа.
3. Получатель набирает номер факса и при появлении

соответствующего запроса вводит код доступа. (См. «Отправка

запроса на удаленный факс» на стр. 102.)
Нажав кнопку Старт , получатель принимает сохраненный в памяти

удаленного устройства факс.

Все больее широкое распространение сейчас получили быстрые средства связи, в частности факсимильная связь. С ее помощью передаются телефаксограммы (факсы).

Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефоным каналам связи. Факс является по сути копией переданного документа. По телефаксу могут быть переданы любые виды документов и приложений к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии. Однако факсы в большинстве случаев являются разновидностью деловой переписки между деловыми партнерами и организациями. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма, только в реквизитеАдресат вместо почтового адресауказывается код города и номер факса получателя.

Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат (телефакс) являются:

Код отправителя

Дата и время передачи, а также ее длительность

Номер телефакса, с которого передана информаия

Количество переданных страниц

Если полученные факсы содержат важную информацию и предназначены для длительного использования, их необходими скопировать, потому что факсовая бумага многих факсимльных аппаратов недолговечна. В дорогих факсимильных аппаратах, в которых используется обычная бумага, копирование необязательно.

Начало письма или факса может иметь следующие варианты обращения:

Уважаемый Игорь Леонидович!

Господин Зорин!

Игорь Леонидович!

Уважаемый господин Зорин!

Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма)

Затем уместны были бы слова благодарности:

Мы были рады получить Ваше письмо

Большое спасибо за факс от 04.06.00

Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма

В связи с...

Согласно контракту от... N ...

В соответствии с...

Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит "ссылка на номер и дату входящего документа", то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма.

В зависимости от темы письма (факса) используются следующие обороты:

Отправка груза, документа

Отправляем Вам...

Ставим Вас в известность...

Высылаем Вам...

Напоминание

Напоминаем Вам...

По истечении... срока предложение нашей фирмы теряет силу

Подтверждение

Концерн... подтверждает получение...

Подтверждаем, что партия ТНП получена...

Извещение

Сообщаем Вам, что...

Ставим Вас в известность, что...

Извещаем Вас, что...

Пожалуйста сообщите...

Просим оплатить в течение... банковских дней...

Мы будем благодарны, если Вы...

Гарантия

Оплату гарантируем.

Качество продукции наша фирма гарантирует.

Предложения

Мы рады предложить Вам...

Мы уверены, что Вы заинтересуетесь...

К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам...

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем из-за...

К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за...

Предупреждение

Фирма оставляет за собой право обратиться... , если Вы...

Задержка поставок может привести к...

Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены...

Приглашение

Просим принять участие в...

Приглашаем Вас...

Мы рады пригласить Вас...

Письма можно закончить фразами:

Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной

Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества

Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей