Юридическое лицо может в устной или письменной форме договориться со своим контрагентом и начать обмениваться с ним через Диадок юридически значимыми электронными документами. Для этого достаточно, чтобы организации подключились к Диадоку и подписали лицензионный договор с компанией СКБ Контур.

Юридическое лицо может в устной или письменной форме договориться со своим контрагентом и начать обмениваться с ним через Диадок юридически значимыми электронными документами. Для этого достаточно, чтобы организации подключились к Диадоку и подписали лицензионный договор с компанией СКБ Контур . При этом заключать какое-либо дополнительное соглашение об ЭДО между двумя контрагентами не требуется.

Дело в том, что все документы, которые передаются через Диадок, подписываются квалифицированной электронной подписью. В п. 1 ст. 6 Федерального закона 63-ФЗ «Об электронной подписи» говорится: «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП), признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью». Таким образом, электронный документ, подписанный КЭП, имеет юридическую значимость, для подтверждения которой не требуется иных условий.

Разумеется, в случае необходимости юридические лица могут составить соглашение о порядке работы с электронными документами и прописать в нем формат электронных документов, порядок внесения исправлений в документы, обязательства сторон и т.д.

Другие статьи по теме «Документооборот с контрагентами»

Особенности обращения с УПД

УПД — альтернатива пакету из счета-фактуры и акта. Также он может применяться вместо первичного учетного документа. В каком именно качестве он используется в каждом конкретном случае отражает его статус: 1 — для комплекта документов, 2 — для акта.

Документооборот с контрагентами

Как можно пр​оверить подлинность электронной подписи контрагента. Выставить электронный с​чет-фактуру можно только с согласия контрагента. Как оформлят​ь электронные документы и обмениваться ими.

Вопрос: Наша организация применяет ОСНО. Переходит на электронный документооборот. Обязательно подписать соглашение с контрагентом о применении электронного документооборота,или достаточно через оператора связи в электронном виде подписать приглашение от контрагента на обмен документами(имеет юридическую силу?) Для подтверждения факта доставки товара и расходов по транспортным услугам, достаточно получить от контрагента скан копию ТН через оператора связи, систему ДИАДОК? Или данный документ необходимо хранить только на бумажном носителе?

Ответ: Достаточно через оператора связи в электронном виде подписать приглашение от контрагента на обмен документами.

Вы имеете право принимать первичные документы в электронном виде без оформленного соглашения. Законодательство не требует оформлять для этого соглашение. Ваше согласие обязательно на прием электронного счета-фактуры (п. 1 статьи 169 НК РФ). Оформить согласие можно в виде соглашения, письма или совершить действия, которые свидетельствуют о согласии на электронный обмен ().

Если Вы подписали со своей стороны электронное согласие, то есть выполнили действия. А значит, согласились на получение конкретных счетов-фактур через интернет. Если в документе нет ошибок и он подписан усиленной квалифицированной электронной подписью, то является основанием для вычета (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Для подтверждения факта доставки товара и расходов по транспортным услугам, нужно получить от контрагента оригинал транспортной накладной в бумажном виде. Если через оператора передается копия документа, принять расходы по ней нельзя.

Составление транспортной накладной в электронном виде не предусмотрено законодательством. Согласно пункту 9 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 № 272 транспортная накладная, если иное не предусмотрено договором перевозки груза, составляется на одну или несколько партий груза, перевозимую на одном транспортном средстве, в 3 экземплярах (оригиналах) соответственно для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. То есть в данном пункте речь идет о документе на бумажном носителе.

К тому же бумажная ТН необходима водителю в пути для предъявления ГИБДД (п. 2.1.1 Правил, установленных постановлением Правительства РФ от 23 октября 1993 г. № 1090) . Другой возможности их предъявить, кроме как на бумаге, у водителя нет.

Обоснование

Когда счет-фактуру можно составлять в электронном виде

В электронном виде организации вправе выставлять счета-фактуры по взаимному согласию сторон сделки. Покупатель и продавец должны иметь совместимые технические средства для приема и обработки счетов-фактур. Об этом сказано в абзаце 2 пункта 1 статьи 169 Налогового кодекса РФ.

Как организовать документооборот в бухгалтерии

Электронные документы

Первичные документы могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Последний вариант возможен, если на документах ставится электронная подпись ().

Существуют следующие виды электронной подписи: простая неквалифицированная, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (). От того, какую подпись использует организация, будет зависеть юридическая сила документа.

Так, первичные документы, заверенные простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью , нельзя принимать для целей бухгалтерского и налогового учета. Их не признают равнозначными документам на бумажном носителе, заверенным собственноручной подписью.

Напротив, заверенные усиленной квалифицированной электронной подписью документы приравнивают к собственноручно подписанным и принимают для целей бухгалтерского и налогового учета.

Аналогичные выводы следуют из пунктов и статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и подтверждены письмами Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250 , от 25 декабря 2012 г. № 03-03-06/2/139 , от 28 мая 2012 г. № 03-03-06/2/67 , от 7 июля 2011 г. № 03-03-06/1/409 .

Что изменилось в работе: На одну и ту же отгрузку товаров комитент и посредник могут составить счета-фактуры в разном виде. Например, посредник — в электронном, а комитент — в бумажном.

Если посредник, через которого ваша компания реализует товары, передает вам счета-фактуры в электронном виде, это не обязывает вас переходить на такой же формат. Свой счет-фактуру на отгрузку в адрес этого агента вы можете составить в обычном бумажном варианте. Такие разъяснения дали чиновники из Минфина России в письме от 24 мая 2013 г. № 03-07-14/18664 .

Поясним подробнее, о какой ситуации идет речь. Итак, комиссионер или агент продает товары от своего имени, но по поручению вашей компании. При этом он выставляет покупателю счет-фактуру.

Обычно стороны договариваются, что копию этого счета посредник должен передать вам, как комитенту. На основании данных этого документа вы сможете выписать счет-фактуру на отгрузку и зарегистрировать его в книге продаж.

Так вот, свой счет-фактуру можете смело выставлять в том формате, как это прописано в учетной политике вашей компании. Здесь абсолютно не имеет значения, в каком виде вы получили подобный документ от посредника.

Как оформлять электронные документы и обмениваться ими

Как доказать, что документ завизирован действующей электронной подписью

Компании, которые оформляют и получают документы в электронном виде, должны хранить не только эти документы, но еще и электронные подписи, а также их сертификаты. Ведь при проверке инспекторы наверняка захотят убедиться в том, что документ был подписан уполномоченным на то сотрудником. Сертификат должен быть действительным на момент подписания документа или на день проверки действительности этого сертификата (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

Но срок его ограничен — удостоверяющие центры выдают сертификат всего на один год. А инспекторы могут нагрянуть с проверкой и через два, и через три года. Как в этом случае подтвердить действительность сертификата?

На самом деле это просто. Когда вы подписываете документ, оператор добавляет к подписи штамп времени и доказательства действительности сертификата. Таким образом, получается усовершенствованная электронная подпись.

Еще часто возникает вопрос: почему в бумажном документе может быть несколько подписей, а в электронном — только одна? Не совсем так. Если хотите, чтобы документ визировали несколько ответственных сотрудников, например директор, главбух и менеджер, то можно в соответствующих полях привести их Ф. И.О. и даже поставить все три электронные подписи.

Однако весь процесс обмена электронными документами построен так, что к контрагенту через оператора попадет всего одна электронная подпись — руководителя или уполномоченного сотрудника.

Справки даем. Москва и Подмосковье

Выставить электронный счет-фактуру можно только с согласия контрагента

«…Спецоператор выставил нам счет-фактуру через интернет. Мы его подписали и отправили. Но соглашения об электронном обмене документами мы не заключали. Вправе ли мы заявить вычет НДС по такому документу?..»

— Из письма главного бухгалтера

Да, вправе.

Поставщик вправе выставлять счета-фактуры как в бумажном, так и в электронном виде. В последнем случае необходимы согласие сторон и техническая возможность (п. 1 ст. 169 НК РФ). Но кодекс не определяет, каким способом покупатель может подтвердить такое согласие. Поэтому возможны разные варианты. Стороны вправе подписать отдельное соглашение, обменяться письмами или совершить действия, которые свидетельствуют о согласии на электронный обмен (письмо Минфина России от 01.08.11 № 03-07-09/26). Вы подписали со своей стороны документ, то есть выполнили действия. А значит, согласились на получение конкретных счетов-фактур через интернет. Если в документе нет ошибок и он подписан усиленной квалифицированной электронной подписью, то является основанием для вычета (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Согласие компании на электронный обмен не означает, что все счета-фактуры надо получать по интернету. Компании вправе заявлять вычеты и по бумажным документам (письма Минфина России от 12.09.13 № 03-07-09/37682 , ФНС России от 17.06.13 № ЕД-4-3/10769). При этом если компания получит бумажный счет-фактуру, то электронный вариант не требуется (письмо ФНС России от 17.06.13 № ЕД-4-3/10769).

Как правильно организовать и документально оформить электронный документооборот с контрагентами (акты, счет-фактуры, накладные)? Нужно ли в договорах это отражать?

Для начала электронного документооборота с контрагентами нужно отразить это условие в учетной политике (ст. 8 ФЗ от 06.12.11 № 402-ФЗ). При этом закрепите:

Объем электронного документооборота,

Форматы электронных документов,

Случаи, когда вместо электронных документов компания оформляет документы на бумаге.

Фрагмент учетной политике об электронном документообороте смотрите ниже.

п. 1 ст. 169 НК РФ). Поэтому в договорах нужно отразить условие об электронном документообороте. Если с контрагентами подписано несколько контрактов, тогда удобнее оформить отдельное соглашение. Оформить соглашение об электронном обмене документами стороны могут в произвольной форме. В соглашении (или в договоре) можно указать, например: стороны осуществляют обмен счет-фактурами, актами, товарными накладными в электронном виде. Технические средства и возможности позволяют принимать и обрабатывать электронные документы. Обмен счетами-фактурами, актами, товарными накладными в электронном виде осуществляется по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота ООО «Такском» с соблюдением всех положений Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н.

Обоснование

Из формы

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

Учетная политика для целей бухучета
на 2016 год

<...>

Электронный документооборот

1. Для подтверждения фактов хозяйственной жизни используются унифицированные формы документов, перечень которых приведен в приложении 1 к настоящему приказу.

2. Все первичные документы составляются в электронном виде.

3. Электронный обмен товарными накладными по форме ТОРГ-12 и актами приемки-сдачи работ (услуг) производится в формате, утвержденном приказом ФНС России от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/172.

4. Обмен электронными документами с контрагентами производится через оператора электронного документооборота.

5. Все первичные учетные документы подписываются усиленной квалифицированной подписью.

6. Правом подписи первичных документов обладают сотрудники, перечень которых приведен в приложении 2 к настоящему приказу.

7. Первичные учетные документы хранятся совместно с применявшимся для формирования электронной цифровой подписи данных документов сертификатом ключа подписи в течение пяти лет.

8. По требованию налоговой инспекции первичные документы представляются в следующем виде:
– накладные по форме ТОРГ-12 и акты приемки-сдачи работ (услуг) – в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи;
– все остальные первичные документы – на бумаге в виде заверенных копий.

<...>

Из формы

СОГЛАШЕНИЕ

о взаимном выставлении счетов-фактур в электронном виде

г. Москва 17.06.2015

Общество с ограниченной ответственностью «Производственная фирма "Мастер"» в лице главного бухгалтера В.К. Волкова, действующего на основании доверенности, с одной стороны и общество с ограниченной ответственностью «Торговая фирма "Гермес"» в лице главного бухгалтера А.С. Кондратьева, действующего на основании доверенности, с другой стороны составили соглашение о нижеследующем.

Общество с ограниченной ответственностью «Производственная фирма "Мастер"» и общество с ограниченной ответственностью «Торговая фирма "Гермес"» подтверждают взаимное согласие на выставление счетов-фактур, адресованных сторонам соглашения, в электронном виде. Технические средства и возможности позволяют принимать и обрабатывать электронные счета-фактуры.

Обмен счетами-фактурами в электронном виде осуществляется по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота ООО «Такском» с соблюдением всех положений Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н.

Адреса и подписи сторон:

Налоговые тонкости

Пять шагов для перехода на электронный документооборот без проблем с налоговой

Шаг первый: убедитесь, что вы вправе обмениваться с контрагентом электронными документами

Компании вправе обмениваться электронными документами по ТКС, если отправителя и адресата можно идентифицировать как стороны сделки (п. 2 ст. 434 ГК РФ). Обмен электронными сообщениями рассматривается как обмен документами (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.06 № 149?ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Электронные документы подписывают электронной подписью (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Причем одной электронной подписью организация вправе подписать несколько электронных документов (п. 4 Федерального закона от 06.04.11 № 63?ФЗ «Об электронной подписи»).

Суды принимают в качестве письменных доказательств распечатки электронной «первички» и документов, полученных в электронном виде (п. 3 ст. 75 АПК РФ и п. 1 ст. 71 ГПК РФ) (подробнее читайте во врезке ниже).

Читайте на e.rnk.ru

Документ в формате Word не является электронной «первичкой»

Первичный электронный документ подтверждает расходы компании, если он заверен электронной подписью. Заполненный в формате Word или Excel документ, полученный от поставщика по e-mail, доказательством не является. Подробнее о том, почему бумаги в формате Word носят информационный характер, читайте в статье «Про расходы на годовые премии, электронные документы и НДФЛ со штрафов» // РНК, 2015, № 24

Шаг второй: обсудить с контрагентами условия перехода на электронный документооборот

Партнеры вправе присылать друг другу электронные счета-фактуры и «первичку», если они договорились об этом (п. 1 ст. 169 НК РФ). Если покупатель не согласен на электронные документы, поставщику придется оформлять счета-фактуры и «первичку» на бумаге.

Оформить соглашение об электронном обмене документами стороны могут в произвольной форме. В частности, составить отдельное соглашение об электронном документообороте (образец такого соглашения приведен в статье «Что важно отразить в соглашении об электронном обмене документами, чтобы избежать налоговых потерь» // РНК, 2014, № 12), обменяться электронными документами или выполнить иные действия, которые подтвердят право использования электронных счетов-фактур (письмо Минфина России от 01.08.11 № 03-07-09/26).

Шаг третий: получить электронную подпись

Организации, которые отчитываются в инспекции и фондах в электронном виде, уже имеют электронную подпись. Остальным компаниям придется ее оформить.

Для документов, которые компания представляет в госорганы, и счетов-фактур обязательна квалифицированная электронная подпись. Подписать «первичку» контрагенту организация вправе простой или неквалифицированной электронной подписью (письмо Минфина России от 02.06.15 № 03-01-13/01/31906 , см. также таблицу ниже). Об этом безопаснее заранее договориться с контрагентом (письма ФНС России от 17.01.14 № ПА-4-6/489 и Минфина России от 05.05.15 № 07-01-06/25701).

Электронную «первичку» суд принимает как доказательство

Сканы бумажных документов, которые компания отправляет через оператора ЭДО, заверяются электронной подписью. Поэтому на них печать можно не ставить (письмо ФНС России от 23.11.15 № ЕД-4-2/20421). Такие выводы ФНС России сделала в отношении документов, направленных по требованию в инспекцию. Полагаем, логику ведомства можно распространить и на электронный документооборот с контрагентами.

Шаг четвертый: выбрать оператора электронного документооборота

Если организация уже отправляет электронную отчетность в инспекцию и фонды через оператора ЭДО, обмениваться электронной «первичкой» с партнерами она вправе через ту же компанию.

На выбор оператора ЭДО влияет привычный для компании документооборот, ценовая политика оператора и выбор контрагента.

Совместимость с бухгалтерской программой

Операторы ЭДО предлагают ознакомиться со своими услугами в тестовом режиме. Это позволяет выбрать оператора с программным обеспечением, которое совместимо с бухгалтерской программой организации.

Возможность отправлять электронные документы сразу всем контрагентам

Через одного оператора организация вправе обмениваться документами и с госорганами, и с контрагентами (подробнее читайте во врезке ниже). Поэтому, если компания уже сдает отчетность в инспекцию и фонды через оператора ЭДО, после подписания с партнерами соглашений об электронном взаимодействии ей выгодно обмениваться с ними «первичкой» через того же оператора.

ст. 8 Закон № 402-ФЗ).

п. 4

Читайте на e.rnk.ru

Как обменяться счетами-фактурами в электронном виде

Минфин России строго регламентирует порядок электронного обмена счетами-фактурами (приказ от 25.04.11 № 50н), в котором вся процедура расписана в 23 пунктах. Однако обменяться электронными счетами-фактурами не так сложно, как может показаться на первый взгляд.

В статье «Отправить счет-фактуру в электронном виде не так сложно, как кажется» мы рассказали, что важно знать бухгалтеру при выставлении счета-фактуры в электронной форме и отправке такого документа покупателю

Обмен электронными счетами-фактурами возможен исключительно через оператора ЭДО (Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н). В то время как законодательство не обязывает компании привлекать оператора ЭДО для обмена иными документами. Получается, что отправить счет на оплату или накладную компания может по электронной почте, заверив документ электронно-цифровой подписью.

3. Отражение способа подписи электронного документа определит его юридическую силу

Существует несколько видов электронной подписи - простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (ст. 2 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

По мнению Минфина России, подтвердить факт хозяйственной операции для целей налогообложения можно электронным документом, подписанным усиленной квалифицированной электронной подписью. Документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной подписью, можно расценивать как аналог документа с собственноручной подписью, проставленной на бумаге, только в случае, установленном законом (письмо от 12.04.13 № 03-03-07/12250).

Получается, документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной подписью, не подтвердит расходы компании (письма Минфина России от 23.01.13 № 03-03-06/1/24 , от 25.12.12 № 03-03-06/2/139 и от 20.12.12 № 03-03-06/1/710).

Однако нигде не говорится, в какой именно форме контрагент должен выразить то самое согласие. Разъяснения на этот счет чиновники из Минфина России дали в письме от 1 августа 2011 г. № 03-07-09/26 . По их мнению, стороны могут просто обменяться документами, из которых следует, что оба согласны перейти на электронный документооборот.

Или, к примеру, вы можете включить условие об обмене электронными счетами-фактурами в основной договор с контрагентом. Правда, если с ним у вашей компании подписано несколько контрактов, тогда удобнее все-таки оформить отдельное соглашение. Образец такого документа мы разместили ниже.

Вообще правила позволяют обмениваться документами сразу через нескольких операторов. Но пока полноценной связи между спецоператорами не установлено. Так что на данный момент вы сможете взаимодействовать по телекоммуникационным каналам связи только с теми компаниями, которые обслуживаются тем же оператором, что и ваша.

Шаг №2. Получите сертификат ключа электронно-цифровой подписи, если такового у вас еще нет

Без чего не обходится ни один счет-фактура - это подпись. А в электронном варианте такого документа она заменяется электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Если ваша компания отчитывается в налоговую инспекцию в электронном виде, то сертификат ключа подписи у вас уже есть. Новый приобретать не нужно. Эту же цифровую подпись вы можете использовать и для виртуальных счетов-фактур.

Если же с электронным документооборотом вы сталкиваетесь впервые, то вам необходимо приобрести сертификат ключа для ЭЦП. Это можно сделать в любом удостоверяющем центре - полный перечень таковых вы найдете на официальном сайте ФНС России (www.nalog.ru).

Сертификат выдается руководителю или другому уполномоченному сотруднику, например главному бухгалтеру. Но во втором случае право подписи должно быть предусмотрено в соответствующем приказе или в доверенности. Копию таких документов вместе с паспортом (или другим удостоверением личности) от вас попросят в спеццентре.

Для внутреннего учета оформленных цифровых подписей советуем утвердить список сотрудников, за которыми они закреплены.

Шаг №3. Подайте оператору связи заявление об участии в электронном документообороте

Итак, с контрагентами вы договорились. Сертификат ключа для электронно-цифровой подписи у вас на руках. Теперь вам необходимо выбрать оператора. Будьте внимательны: компания, которую вы выберете, должна входить в сеть доверенных операторов электронного документооборота (приказ ФНС России от 20 апреля 2012 г. № ММВ-7-6/253@). Их список вывешен на сайте www.nalog.ru . Каждой из них налоговая служба присвоила уникальный идентификатор, который является обязательным реквизитом направляемого в электронном виде документа.

Чтобы подключиться к системе обмена счетами-фактурами по ТКС, напишите заявление спецоператору связи. В нем обычно требуется указать наименование организации, ИНН, адрес, телефон, реквизиты сертификата ключа подписи. А также сведения о владельце электронной подписи и инспекцию, в которой ваша компания числится. У оператора вы наверняка сможете получить бланк заявления.

Затем останется заключить с оператором связи лицензионный договор. Это достаточно сделать только головной организации. А в договоре уже прописать все подразделения, которые тоже будут зарегистрированы в системе электронного обмена.

В итоге спецоператор выдаст вам идентификатор участника. И предоставит реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения.

Шаг №4. Закрепите в учетной политике порядок электронного обмена счетами-фактурами с контрагентами

О том, что с контрагентами вы обмениваетесь счетами-фактурами, в том числе и в электронном виде, стоит сказать в учетной политике. И там же закрепить порядок виртуального обмена. В таблице ниже мы назвали все те документы, которые в итоге должны быть у вас, чтобы смело заявлять вычет НДС по электронному счету-фактуре. Или чтобы подтвердить факт выставления такого счета. А о том, как исправлять ошибки в электронном счете-фактуре, читайте далее.

Документы, которыми поставщик и покупатель подтвердят факт выставления электронного счета-фактуры

Чем поставщик подтвердит факт выставления счета-фактуры	Чем покупатель обоснует вычет по электронному счету-фактуре
1. Счет-фактура 4. Извещение покупателя о получении счета-фактуры	1. Счет-фактура 2. Подтверждение оператора о дате получения и отправки документа 3. Извещение о получении подтверждения оператора 4. Извещение о получении счета-фактуры 5. Подтверждение оператора о дате отправки извещения о получении счета-фактуры 6. Извещение о получении подтверждения оператора

Шаг №5. Учтите расходы, связанные с передачей виртуальных счетов

Расходы на электронный документооборот вы можете учесть при расчете налога на прибыль. Такие затраты экономически обоснованны. Ведь так компания оптимизирует работу бухгалтерии.

Плату за подключение спишите в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 26 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Причем безопаснее списывать сумму в течение срока действия лицензионного договора. А вот абонентские платежи вы можете списать на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 кодекса. Если вы на безлимитном тарифе, то годичную стоимость услуг опять же лучше распределить на год. А оплачивая передачу счетов-фактур «поштучно», затраты учтите по итогам месяца на основании актов, составленных оператором.

Что важно отразить в соглашении об электронном обмене документами, чтобы избежать налоговых потерь

Сейчас все больше компаний переходят на электронный документооборот не только с

1. Закрепление формы соглашения в учетной политике обоснует право компании обмениваться бумагами в электронном виде

Электронный документооборот связан с внутренним документооборотом компании, ведением учета и составлением отчетности. В свою очередь, совокупность способов ведения бухучета необходимо утвердить в учетной политике (ст. 8 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ, далее - Закон № 402-ФЗ).

Следовательно, если компания решила ввести систему электронного документооборота и электронной отчетности, такую систему нужно отразить в учетной политике. При этом важно закрепить:

- объем электронного документооборота;
- форматы электронных документов;
- порядок хранения электронной отчетности;
- случаи, когда вместо электронных документов компания оформляет документы на бумаге.

2. Указание на способ электронного обмена внесет ясность при взаимодействии с контрагентами

Порядок и способ электронного документооборота компании определяют самостоятельно. При этом важно учитывать два основных нюанса.

Во-первых, в соглашении необходимо указать, дублируются ли электронные документы на бумаге. К примеру, компания отправляет контрагенту ТТН в электронном виде, а затем спустя некоторое время направляет этот же документ в бумажном виде (например, если контрагент не получил электронный документ).

Отметим, что такой порядок оформления документов предусмотрен в настоящее время для счетов-фактур (п. 4 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»).

Во-вторых, в соглашении целесообразно отметить, обмениваются ли компании электронными документами напрямую (при помощи специализированных программ или обычных почтовых клиентов) или привлекая оператора электронного документооборота (подробнее читайте ниже).

Электронный документооборот (ЭДО) — это быстрый способ обмена информацией, основанный на использовании электронных документов с виртуальными подписями. Он уже давно завоевал признание в развитых странах мира, как эффективный инструмент оперативного ведения бизнеса.

Суть

Электронный документооборот между организациями - это совокупность процессов по созданию, обработке, отправлению, передачи, получению, сохранению, использованию и уничтожения документов. Все эти процессы выполняются после проверки целостности и подтверждения факта получения документов.

Правила осуществления документооборота между юридическими лицами осуществляется по договоренности сторон. Обмен информацией осуществляется при помощи телекоммуникационных средств, а документы хранятся на электронных носителях. Срок хранения бухгалтерской информации не должен превышать тот, который установлен на законодательном уровне.

Организации между собой могут обмениваться формальными и неформальными документами с подписями участников. В сфере предпринимательской деятельности это могут быть: накладные, соглашения, счета фактуры, приказы, уведомления, доверенности и т.д. Информация может передаваться в виде текстовых, табличных и графических файлов.

Цель внедрения ЭДО

Предпосылкой к внедрению ЭДО могут быть:

• сокращение рутинной работы;
• снижение потери документов;
• «прозрачная» работа с документами;
• повышение исполнительской дисциплины - предоставление документов в указанные сроки и т. д.

Среди количественных целей можно выделить такие:

• Сокращение времени на обработку документа в 10 раз.
• Сокращение расходов на канцелярию в два раза.

Электронный документооборот между организациями: как это работает

В соответствии с отечественным законодательством, электронный документооборот между организациями ведется по согласию двух сторон. Для обмена данными, необходимо, чтобы все участники были подключены к оборудованию одного оператора. Далее пользователю нужно отправить запрос на добавление в список контрагентов. После подтверждения запроса участники системы могут обмениваться данными.

Модуль ЭДО должен будет выполнять такие функции:

• Приглашать контрагентов к обмену данными.
• Формировать адресную книгу.
• Интегрироваться с бухгалтерским ПО, например, 1С.
• Подписывать и шифровать документацию.
• Структурировать корреспонденцию.
• Отслеживать статусы писем.

Электронный документооборот между организациями осуществляется с помощью сертификатов. Подключение к серверу и аутентификация осуществляется через персональный цифровой сертификат. ЭЦП выдается каждому пользователю системы, хранится на электронном носителе Token и защищен ПИН кодом. Пользователь должен ввести свой логин, пароль к персональному кабинету. Только после этого он получит доступ к своим документам.

Инициировать процесс обмена может любой сотрудник организации, подключенный к системе. Прежде чем отправить документ контрагенту, его необходимо подписать в ЭЦП. Эта операция выполняется при помощи программы "Криптопро". Документ отправляется через ЭДО. Сотрудник контрагента получает уведомление о поступлении нового документа. Если он принимает его, то он также ставит ЭЦП. Если необходимо внести правки в документ, то создается его новая электронная версия. По завершении редактирования нужно сохранить все изменения при помощи ЭЦП. Затем документ с изменения отправляется контрагенту. В случае необходимости осуществляется электронное согласование информации.

Если необходимо в очередной раз внести правки, то вся процедура повторяется заново. Если претензий к новой версии нет, то документ уважается. Итоговым считается образец, подписанный двумя ЭЦП. Се версии документа хранятся на сервере и доступны для просмотра. Как только образцу будет присвоен статус действующий, внести поправки в документ не получится. Расстроенным договорам присваивается статус «Аннулирован». Вот как осуществляется электронный документооборот между организациями.

Оборудование

Что нужно для электронного документооборота между организациями? Во-первых, необходимо выбрать оператора связи и установить специальное ПО для обмена информацией. Во-вторых, с каждым контрагентом, с которым организация намерена вести электронную переписку, нужно заключить "Соглашение об обмене электронными документами".

Также необходимо установить сервер ЭДО, на котором будут храниться все документы. Это может быть как оборудование клиента, так и "облачное" хранилище. Доступ к данным системы извне осуществляется через приложение, которое устанавливается на оборудование сотрудников организации. Взаимодействие компьютеров с сервером осуществляется по протоколу HTTP с дополнительным шифрованием SSL 128. Доступ к документам осуществляется только через интерфейс приложения и после прохождения аутентификации.

Проект ЭДО

Проект автоматизации процессов может длиться от нескольких месяцев до нескольких лет. Срок напрямую зависит от количества процессов, которые нужно автоматизировать, ресурсных и финансовых возможностей организации. Кратка схема внедрения ЭДО выглядит следующим образом:

• Создание рабочей группы.
• Формирование целей, сроков и бюджет проекта.
• Исследование существующих процессов.
• Разработать задания.
• Выроб системы ЭДО.
• Подписание договора на внедрение СЭД.
• Утверждение регламента работы.
• Наполнение справочников системы.
• Обучение персонала.
• Проведение предварительных испытаний.
• Издание приказа о внедрении СЭД.
• Доработка ПО и регламента работы.
• Запуск пилотного проекта.
• Полномасштабный переход к ЭДО.

Ошибки внедрения ЭДО

В процессе нужно уделить особое внимание процессам, в которых по закону требуется наличие бумажного носителя. Дублировать бумажный документ электронным нельзя. Это значительно замедляет процесс работы и вызывает негативное отношение к процессу автоматизации в целом. За выполнение двойной работы никто не доплачивает.

В процессе внедрения нужно разработать новый регламент работы с документами, обучить персонал и только после этого заниматься полноценным внедрением. Добиться этого можно только если донести до сотрудников преимущества использования новых технологий.

Еще одна популярная ошибка - слабая проработка требований к СЭД. Если пользователям приходится работать в ненастроенной системе, то процесс ЭДО отличается от того, что принят в организации.

Электронный документооборот между организациями: плюсы и минусы

Преимущества:

• Сокращение расходов на пересылку оригиналов документов по почте.
• Экономия места для хранения документации. Она вся сохраняется в электронном виде.
• Простота использования. Отправка документа осуществляется с одного рабочего места. Быстрый поиск документа осуществляется по статусам (отправлен, получен, принят и т. д.).
• Мгновенная доставка. Вся отправленная информация попадает к адресату в течение нескольких секунд.
• Документ не может быть утрачен до истечения срока его хранения в системе.

Недостатки:

• Для использования оборудования необходимо приобрести лицензию, которая стоит немалых денег.
• Обмениваться данными чаще всего можно только между участниками одной системы.
• Электронный документооборот между организациями в 1С или при помощи любого другого ПО отличается от применяемой ранее схемы. С внедрением нового алгоритма у всех сотрудников возникнут вопросы по ведению работы.
• Техническая оснащенность. Перед внедрением ЭДО организации необходимо закупить технику и подготовить сотрудников к управлению новой системой.
• ЭДО осуществляется при помощи ЭЦП, срок действия которой составляет 1 год. Необходимо отслеживать и своевременно обновлять сертификаты. Также необходимо контролировать сроки действия сертификатов контрагентов, чтобы избежать проблем с налоговой.

Правовое регулирование

Какими нормативными актами регулируется электронный документооборот между организациями? Законодательство РФ включает ФЗ №63 «Об электронной подписи», правила предоставления документов в ФНС прописаны в приказе Минфина № ММВ-7-2/168. ЭДО между органиазциями осуществляется на основании приказа Минфина № 50н. Правила обмена первичными бухгалтерскими документами в электронной форме прописаны в приказе ФНС № ММВ-7-6/36@. Все операторы ЭДО в процессе деятельности должны руководствоваться приказом ФНС № ММВ-7-6/253@.

«СБИС»

Электронный документооборот между организациями «СБИС» дает клиентам такие преимущества:

• Отправлять документы можно любой организации, которая зарегистрирована на территории РФ. Если контрагент не является участником системы «СБИС», то сотрудник компании просто свяжется с представителем организации и вышлет на его e-mail приглашения для участия в системе. Сразу после подтверждения запроса обмен информацией между участниками будет осуществляться без посредников.
• Устанавливать ПО на компьютер не нужно. Достаточно иметь актуальную версию браузера и доступ в интернет.
• Для работы с данными не нужна специальная программа. Если отчет изначально готовится в стороннем ПО, например, 1С, то можно настроить интеграцию данных с системой «СБИС».
• Типовая форма документа не установлена. Можно отправлять текстовые, табличные файлы, изображения и т. д.

СКБ «Контур»

Один из первых разработчиков ПО в России также занимается поставкой оборудования, с помощью которого осуществляется электронный документооборот между организациями. «Контур» разработала систему Диадок, с помощью которой осуществляется обмен электронными документами. Особенностью системы является то, что доступ к данным можно получить, находясь заграницей. Специально для этой цели компания разработала тарифы в роуминге. При желании моно получить доступ к данным через API.

Что нужно?

Чтобы подключить ЭДО, организации необходимо купить:

• лицензионное ПО;
• сервер;
• провести обновление оборудования;
• обучить персонал;
• настроить и интегрировать СЭД для работы с внутренними приложениями.

Такие инвестиции необходимо осуществить, чтобы подключить электронный документооборот между организацией? Включение в расходы консультации техподдержки, обновления СЭД и ПО - второй этап инвестиций. Эти затраты придется оплачивать ежемесячно.

Вывод

На смену бумажному документообороту приходит электронный. Он не только сокращает расходы организации на ведение процессов, но и повышает эффективность бизнеса в целом. Чтобы ЭДО успешно функционировало, нужно четко сформулировать цели внедрения системы и правильно настроить оборудование.

Электронный документооборот между организациями - как это работает? Какими документами можно обмениваться электронно, как составить соглашение с контрагентом для налаживания электронного взаимодействия и что прописать в регламенте? Об этом речь пойдет в нашем материале.

Важный элемент любого электронного документооборота — электронный документ. Чтобы придать созданному в электронной форме документу юридически значимую силу обеим сторонам электронного документооборота необходимо обеспечить ему 3 важных свойства. Электронный документ должен:

• Обладать обязательными реквизитами.
• Соответствовать утвержденному формату.
• Удостоверяться подписью ответственного лица.

Если вы и ваш контрагент организовали на своих предприятиях формирование электронных документов по установленным форматам, необходимо технически обеспечить ваше с ним электронное взаимодействие. Как это сделать?

Чтобы 2 отдельно взятые системы взаимно и эффективно обменивались документами, нужно прописать все нюансы документооборота в специальном регламенте.

В первую очередь необходимо разобраться, какие электронные документы должны быть подписаны простой электронной подписью, а какие — усиленной. Законодательно допускаемые виды электронных подписей указаны на рисунке.

В электронном документообороте с контрагентами могут участвовать документы разной степени значимости и конфиденциальности. Например, наиболее жесткие требования предъявляются к электронным счетам-фактурам: их нужно подписывать исключительно УКЭП и отправлять через оператора ЭДО (приказ Минфина России от 10.11.2015 № 174н). А для внутренних документов компании применение УКЭП не является обязательным. Поэтому компания сама решает, какой подписью будет подписан тот или иной внутренний документ.

В регламенте об электронном документообороте необходимо закрепить порядок подписания электронных документов и очертить круг ответственных лиц, которые вправе их подписывать.

После решения всех регламентных вопросов с контрагентами необходимо выбрать оператора ЭДО, через которого вы будете обмениваться электронными документами, и заключить с ним договор. Кроме того, потребуется решить и иные задачи:

• Организовать электронный архив полученных и отправленных электронных документов.
• Внести дополнения в учетную политику в части перехода на электронный документооборот.
• Обеспечить ответственных лиц электронными подписями.
• Решить иные организационные и технические вопросы, необходимые для эффективной работы системы.

Обмен документами в виде скан-образов: как и когда это возможно

Электронный обмен между контрагентами документами в виде их скан-образов практикуется в компаниях давно — со времен появления разнообразных почтовых интернет-сервисов. Для этого не нужно каких-то специальных программ или подключения к операторам ЭДО. Однако простота использования такого способа обмена документами имеет ряд существенных недостатков:

• Невозможность обеспечения гарантированной безопасности информации.
• Значительные затраты времени и трудовых ресурсов на перевод бумажного документа в электронный скан-образ.
• Необходимость в последующей распечатке документа.
• Невозможность быстрого обмена согласованными документами.
• Иные недостатки (отсутствие возможности отследить документ, задержки согласования по иерархии в компании и т. д.).

Это приводит к сужению сферы применения подобного способа обмена документами в электронном виде между организациями. Обмен скан-образами используется в основном для тех видов документов, которые не являются для компании юридически значимыми. И высылаются они электронно контрагенту только для ускорения взаимодействия (исполнения условий договоров или решения текущих хозяйственных задач). При этом параллельно бумажный оригинал отправляется по почте или курьерской службой.

Когда нужно заявление о подключении к электронному документообороту

Иногда в целях внешнего взаимодействия с заинтересованными лицами компании требуется оформить по специальной форме заявление о подключении к электронному документообороту и ряд других документов. Большинство компаний сталкиваются с необходимостью оформления такого заявления при сдаче электронной отчетности в ПФР.

В этом случае участниками электронного документооборота будут не партнеры по бизнесу, а компания и внебюджетный фонд. Заявление нельзя написать в произвольной форме — его готовый шаблон можно найти на сайте ПФР. Оно должно содержать следующие данные:

• Реквизиты компании, которая вступает в электронное взаимодействие с фондом.
• Сведения об операторе связи и используемом средстве криптозащиты информации.

Но одного заявления для электронного взаимодействия с фондом недостаточно. Необходимо также:

1. До оформления заявления выбрать аккредитованный удостоверяющий центр, обеспечивающий технические нюансы подключения документооборота по ТКС с последующим заключением с ним договора (соглашения) на оказание услуг по передаче электронных документов.
2. После подачи заявления и проверки его специалистами фонда заключить с ПРФ соглашение о подключении к электронному документообороту. Бланк его можно скачать на сайте фонда.

Электронный информационный обмен компаний с ПФР позволяет без посещения фонда представлять сведения персонифицированного учета, своевременно выявлять и исправлять ошибки в отчетности, решать ряд других задач.

Подробнее об электронном взаимодействии с ПФР см. в этом материале .

Компания сама определяет, как перейти на электронный документооборот с контрагентами. Но в любом случае это переговорный процесс. Предложение о переходе на электронный документооборот может решаться в устной форме, в виде письменного приглашения одного из бизнес-партнеров или путем подписания специального соглашения.

Чтобы письменно предложить контрагенту наладить электронный документооборот, можно направить в его адрес письмо. Рассылка таких писем помогает компании с объемным документооборотом пригласить к электронному взаимодействию новых и действующих партнеров.

В тексте письма в лаконичной форме нужно проинформировать контрагента:

• О законодательно закрепленной возможности электронного документооборота.
• Его преимуществах.
• Формах документов, которыми планируется обмениваться в электронной форме.
• Действиях, необходимых для перехода на эту систему.

Образец письма о переходе на электронный документооборот (выдержка) представлен ниже.

Можно, не меняя текста письма и подставляя только реквизиты контрагентов, быстро проинформировать их о вашем желании организовать взаимный электронный обмен документами.

Соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами

Нюансы безбумажного взаимодействия контрагенты могут прописать в отдельном соглашении об электронном документообороте. Как его составить?

Законодательством не установлены специальные требования к форме и содержанию соглашения об электронном документообороте между юридическими лицами. Поэтому его состав и содержание определяются его участниками. При этом необходимо соблюдать общие для такого рода документов стилистику и структуру (обязательно описать предмет соглашения, срок действия, реквизиты сторон и иные вопросы).

На рисунке ниже представлены основные (возможные) разделы такого соглашения.

Чтобы наладить электронное взаимодействие, необходимо согласовать его нюансы. Это можно сделать в устной форме, отправить письмо и (или) подписать отдельное соглашение. Понадобится также решить ряд сопутствующих вопросов (прописать порядок электронного документообмена, установить ответственных лиц, снабдить их электронной подписью и т. д.).