Структура системы управления недвижимостью. С2. Управлениенедвижимостью Государственное регулирование земельных отношений

Автоматизированная система управления объектами недвижимости (АСУН) - представляет собой единую систему реализации управленческих решений, связанных с формированием, использованием, распоряжением и владением объектами недвижимости при различных аспектах деятельности компании. Система позволяет формировать единую, полную базу справочной информации об объектах недвижимости, с возможностью ее дальнейшей актуализации.

Для отношений, связанных с владением, пользованием и распоряжением имуществом, характерны большие объемы информации из-за значительного числа объектов и субъектов отношений. Решение обеспечивает учет и мониторинг объектов имущества, что позволяет автоматизировать бизнес-процессы в организациях по ведению реестра имущества, характеристик оснащения, использования объектов имущества и отчетности по реестрам, производить подбор по заданным параметрам и контролировать сроки, а также сохранению и ведению истории изменений сведений об объектах учета. Постоянное обновление в системе сведений о количестве и качестве различных категорий объектов имущества позволяет создать реальный инструмент контроля за происходящими изменениями.

Система является центральным местом ведения и хранения справочников по объектам учета и обеспечивает загрузку соответствующей справочной информации из внешних систем или структурированных файлов.

Система позволяет обеспечивать оперативность и качество принятия управленческих решений по распоряжению объектами имущества, находящимися в государственной и муниципальной собственности, за счет внедрения современных информационных технологий и повышения достоверности и полноты информации.

Назначение системы:

• Учет имущества: инвентаризация, сбор, консолидация данных и формирование структурированной информации об имуществе и имущественных комплексах. Результатом учета имущества является создание реестра, представляющего собой единую систему оперативного учета объектов имущества и прав на них.
• Управление: контроль и мониторинг текущих и прогнозирование будущих состояний имущества в тактической (операционной) или стратегической перспективе.

Задачи проекта по созданию системы управления недвижимостью

Прозрачность:

• создание и ведение единой информационной системы - Реестра объектов недвижимости;
• создание стандартизованной базы данных договоров в управлении недвижимостью;
• разработка управленческой отчетности по Реестру объектов недвижимости и управлению договорами;
• разработка системы напоминаний по объектам недвижимости и договорам.

Управленческий учет:

• создание единой системы планирования, учета и анализа затрат по ведению, эксплуатации и ремонтам отдельных объектов недвижимости.

Мониторинг и управление:

• создание эффективной системы управления портфелем объектов недвижимости;
• разработка управленческой отчетности по рентабельности управления объектами недвижимости;
• мониторинг объектов недвижимости и составляющих сервисных затрат как обеспечение поддержки принятия управленческих решений.

Система предназначена для организации:

• централизованного ведения основных данных по направлениям учёта в единой базе данных (объекты недвижимости, ЗУ, ИК, находящиеся на балансовом учёте и его ТО);
• ведения и использования справочников Заказчика для учёта заданных объектов;
• управления объектами учёта (прикрепление договоров к карточке, списание, перезакрепление);
• оперативного мониторинга состояния объектов учёта;
• формирования выборок информации по запросу пользователя.

Система позволяет осуществить ведение основных данных на основе справочников нормативно-справочной информации.

1. Ведение основных данных объектов учёта осуществляется путем:

• ручного ввода;
• автоматической загрузки из структурированных файлов (например, xml).

2. Ведение справочников информации по направлениям:

• субъекты РФ;
• федеральные округа РФ;
• виды объектов недвижимости;
• единицы измерения;
• иные вещные права;
• категории земельных участков;
• логическое значение;
• муниципальные образования субъектов РФ;
• окружные управления;
• подразделения компании Заказчика;
• страны мира;
• типы назначений объектов имущества;
• типы объектов имущества;
• типы собственности объектов имущества.

3. Управление объектами учёта:

• постановка объектов на учет путем прикрепления к балансодержателю (Подразделению компании Заказчика) автоматически после сохранения карточки объекта;
• снятие объекта производится путем его перезакрепления за другим балансодержателем (Подразделением компании Заказчика);
• прикрепление договоров производится в форматах MS Office, графических, а также заданных Заказчиком.

4. Мониторинг состояния объектов учёта производится на основе фильтров:

• справочников;
• полей данных.

5. На основе выборок формируются отчеты структуры, заданной Заказчиком.

Недвижимость - эго разнообразная и сложная категория, которая испытывает на себе множество различных внутренних и внешних факторов в течение всего жизненного периода. Определение стоимостного эквивалента и путей наиболее эффективного использования в этом случае становится возможным лишь в результате применения системного подхода к анализу рынка и объекта недвижимости.

В качестве основных компонентов недвижимости как системы принимаются: -

пространственно-экономическое развитие, і де недвижимость рассматривается как совокупность процессов предварительного исследования инициативы создания, развития, управления и эксплуатации; -

вид использования, который в решающей степени определяет состав, содержание и количественные значения всех связанных с недвижимостью целевых показателей; -

местоположение, отражающее главную отличительную особенность недвижимости - ее неразрывную связь с землей.

Системный подход проявляется также в том, что процесс управления недвижимостью рассматривается как взаимосвязанное единство технических, экономических и управленческих экспертиз и решений. Технические экспертизы обеспечивают адекватное представление о реальном состоянии объекта недвижимости; экономические экспертизы позволяют получить обоснованное значение стоимостного эквивалента недвижимости; управленческие решения дают возможность определения наиболее эффективного (рацион&чьного) варианта использования недвижимости.

Если рассматривать систему как целеориентированную целостную структуру, то получение результата возможно только при согласованном по времени и в пространстве взаимодействии различных ресурсов, необходимых для решения поставленных задач. Обеспечение эффективного взаимодействия ресурсов осуществляется посредством управления этим процессом.

Система управления недвижимостью состоит из следующих основных элементов: 1.

Внешняя среда. 2.

Управляющая подсистема. 3.

Функциональная подсистема. 4.

Обеспечивающая подсистема. 5.

Объект управления.

Обратная связь

Обратная связь

Рис. 5. Структура системы управления недвижимостью

Внешняя среда подразделяется на макроокружающую и микроокружающую.

Факгоры макросреды оказывают прямое регулирующее воздействие на целевые ориентиры и управленческие действия управляющей подсистемы и не испытывают на себе ощутимого обратного влияния. К числу таких факторов относятся экономические и технологические условия, демографическая ситуация, природно-климатические особенности, социально-бытовые и историко-кулыурные традиции и т. д.

Факторы микроокружающей среды отражают условия рыночной конъюнктуры. Они характеризуют состояние потребительского спроса, уровень развития конкуренции, сложившиеся взаимоотношения с поставщиками, подрядчиками, посредниками и общественными нрофес- сиональными объединениями. Такие факторы не только оказывают формирующее воздействие на развитие системы управления недвижимостью, но и подвержены обратному влиянию.

Управляющая подсистема может быть представлена владельцем недвижимости (федеральная, областная, муниципальная собственность, субъект предпринимательской деятельности), застройщиком или пользователем недвижимости. Несмотря на все различия, их объединяют следующие важнейшие цели: -

стоимостные (денежные) - ожидаемые в будущем финансовые результаты (прибыль, ценность капитала, доходность, поток денежных поступлений, наличие оборотных средств и др.); -

потребительские - достижение определенных материальных целей посредством реализации производственных задач (жилищное строительство, реконструкция зданий и сооружений, коммерческая недвижимость, недвижимость для временного проживания, сооружения смешанного назначения и др.); -

социальные - социальная обязанность субъекта управления перед обществом (разработка проекта и его реализация в соответствии с социальной и исторической установкой общества, задачи по защите окружающей среды, ландшафтно-композиционные особенности территории, использование материалов и конструкций с учетом запросов местных заказчиков, оплата налогов и др.).

Стоимостные и социальные цели реализуются только через потребительские цели.

Функциональную подсистему составляют: -

управление девелоперской деятельностью; -

управление страховой деятельностью; -

управление риэлтерской деятельностью; -

управление информационным обеспечением; -

управление оценочной деятельностью.

Обеспечивающая подсистема должна способствовать выполнению заданной цели по следующим направлениям: правовое обеспечение; научно-методическое; ресурсное; информационное; организационное; маркетинговое.

Правовое обеспечение включает выбор подходящей организационно-правовой формы предприятия, правовое регулирование эффективной реализации функций в системе управления недвижимостью.

Важно увязать требования законодательных и нормативных актов, по

становлений и распоряжений различного уровня управления. Особое внимание должно уделяться выполнению требований по обеспечению безопасности и экологичности проекта.

Научно-методическое обеспечение включает в себя разработку и внедрение научных методов и средств достижения запланированных параметров качества объекта. Методические документы должны отвечать требованиям международных стандартов, возможности их применения на практике, содержать современные методы исследований и разработок.

Ресурсное обеспечение включает комплексное и пропорциональное обеспечение материальными, финансовыми и трудовыми ресурсами, улучшение их использования. Стратегия развития проекта должна предусматривать дополнительные денежные резервы для устранения возможных неожиданностей.

Организационное обеспечение системы управления недвижимостью представляет собой комплекс работ по анализу рыночной стратегии фирмы, ее хозяйствеїшой деятельности и финансовой устойчивости, разработке программы по реализации проекта, организации технической подготовки проекта, специальной подготовки кадров.

Процесс управления недвижимостью невозможен без качественного информационного обеспечения, с учетом следующих аспектов: характеристика недвижимости (параметры объекта, сведения о месте расположения, описание конструкции), сведения о районе, в котором расположена недвижимость (социальная репутация, производственная ситуация, рыночная конъюнктура, инфраструктура района, экология), сведения об основных покупателях и арендаторах, особые условия аренды, охрана недвижимости, коммунальные услуги, система налогообложения, анализ использования объекта в прошлые периоды, бюджет капитальных расходов, планы технического обслуживания и ремонтов.

Объект управления состоит из следующих подсистем: -

социальной, включающей исполнительские коллективы - рабочих, исследователей, инженерно-технических работников, совокупность социальных отношений между ними, условия их труда и жизни; -

технической - вещественные элементы производства (средства труда, предметы труда); -

организационной, т. е. совокупности форм и методов организации производства. Подсистема связывает все элементы производства в единое целое, устанавливает отношения и пропорции между ними, координирует их деятельность в пространстве и во времени; -

экономическая, которая охватывает управление основными фондами, оборотными и трудовыми ресурсами с помощью таких методов, как финансирование и кредитование.

На систему постоянно воздействуют разнонаправленные силы. С одной стороны, имеет место стремление системы к самосохранению, проявляющееся в том, что любая экономическая система (например, предприятие по изготовлению строительных материалов) предпочитает не изменять налаженный ритм производства, сохранять как можно дольше сложившийся ассортимент товарной строительной продукции и т. п. При прочих равных условиях это способствует снижению издержек и максимизации прибыли и, кроме того, функционирование такого предприятия становится более предсказуемым и стабильным. Однако одновременно на предприятие воздействуют "возмущающие" факторы, объективно побуждающие предприятие к изменениям (изменение конъюнктуры рынка, появление новых технологий и т. д.).

Первые из указанных факторов являются внутренними, они направлены на сохранение системы в существующем виде. При этом более высокой способностью к самосохранению обладает та система, связи между элементами которой являются более прочными и тесными.

Вторые факторы, воздействующие на систему, являются внешними. Они вызывают изменения, преодоление которых возможно за счет совершенствования структуры, гибкости, замены элементов и изменения связей между ними.

Соотношение между свойствами сохраняемости и изменчивости в каждой системе должно быть таким, чтобы обеспечивалось наиболее эффективное и устойчивое ее функционирование с сохранением необходимой экономической надежности.

Обозначить условия такого функционирования возможно лишь на основе проведения большого количества разноплановых экспертиз.

Технические экспертизы. В эту группу входят все виды экспертиз "физического тела" объектов недвижимости. Они являются исходными для определения любых стоимостных показателей, и поэтому их следует считать строго обязательными. 2.

Экономические экспертизы. К ним относятся все виды анализа, связанные со стоимостной оценкой факторов влияния. Это колебания рыночной конъюнктуры, определение величины затрат по видам воспроизводственных мероприятий, параметры финансовой системы, уровень налогообложения, риски и т. д. 3.

Экспертизы местоположения. Их особенностью можно считать существенный удельный вес экспертных методов. Город невозможно точно "измерить", а потребность в таком "измерении" существует, поскольку ни один объект недвижимости не существует вне своего пространственного окружения. К экспертизе местоположения относятся: инфраструктура, экология, государственное регулирование, зонирование, топография, описание границ, мнение населения и т. д.

Система CAFM помогает в использовании активов недвижимости организации, снижая расходы и получая прибыль в течение каждой фазы жизненного цикла здания. Использование системы направлено на поддержку стратегического и оперативного управления объектами: все виды деятельности, связанные с административными, техническими и инфраструктурными задачами, когда объект или здание находятся в эксплуатации.

CAFM как тип решений сложился в еще 90-е годы. Поставляют их на рынок несколько десятков производителей по всему миру. Крупнейшие компании используют эти системы для управления недвижимостью, как коммерческой, жилой, так и операционной. В последние годы в США происходит эволюция CAFM в новый класс IWMS (Integrated Workplace Management), связанная с глобализацией задач информационных систем для крупных корпоративных клиентов.

Однако для российского рынка управление недвижимостью применение CAFM все еще не является типовым. Отечественный бизнес зачастую ограничивается утилитарным использованием средств офисного ПО (например, MS Excel) и бухгалтерским ПО на базе систем 1С.

Тем не менее сегодня складываются все необходимые предпосылки для появления практики использования профессиональных систем для обеспечения основных бизнес-процессов управления недвижимостью и в России. Экономический кризис с его повышенными требованиями к контролю расходов, оптимальному использованию инфраструктуры и ресурсов, также может стать толчком для начала применения CAFM.

Как в любой другой отрасли, информационные системы наиболее эффективно используются там, где имеются значительные денежные потоки, обрабатываются большие объемы информации и есть потребность в оформлении либо поддержке бизнес-процессов.

Все эти признаки четко прослеживаются и в области управления недвижимостью. Достаточно сказать, что, по некоторым оценкам, 30% всех финансовых потоков в мире непосредственно связаны с именно с этим сектором рунка.

На рынке управления недвижимостью можно выделить следующих потенциальных заказчиков CAFM-систем. Во-первых, крупные предприятия, в том числе государственные их подразделения управления корпоративной (операционной) собственностью (CRES/CREM). Например, банки, страховые компании, промышленность, энергетика. Затем – владельцы, девелоперы, инвестиционные компании в области коммерческой недвижимости. Также нуждаются во внедрении такого рода систем сервисные, управляющие, FM-компании. Крупные компании с выделенными центральными подразделениями, регламентами, со стратегией на долгосрочное развитие, ориентацией на крупных клиентов. И наконец, предприятия в области ЖКХ.

Автор

Ильин Виктор, эксперт в области информационных технологий для управления недвижимости, автоматизации зданий

Удобный и оперативный сервис для небольшого отдела большого предприятия.

Наше предприятие выкупила некая московская фирма. В виду удачного местоположения, свободные площади мы сдаем в аренду. Для нас это не основное направление и мы не совсем компетентны в некоторых аспектах арендного бизнеса. Новое руководство постоянно требовало разные отчеты в новой, непривычной нам форме. При недопонимании некоторых запросов была очень неудобна большая разница во времени. После начала использования системы управления недвижимостью, все вопросы как рукой сняло. Мы учитывает только метры, цифры и даты. Всю необходимую отчетность и срезы на любые даты, наши московские руководители получают сами автоматически. К нам закончились претензии и нам не нужно вникать в бизнес процессы рынка недвижимого имущества. Спасибо за уникальный сервис!

Карина Артемьева
Владивосток

Облачный сервис, стабильность работы, простота управления и контроля.

Имеем в собственности почти полсотни объектов недвижимости. Бизнес заключается в сдаче объектов в аренду в основном под бытовые услуги и магазины. За годы работы, накопились горы различных документов, согласований, претензий, судов, решений и прочей отчетности. Найти нужную «бумажку» в нужное время часто не предоставлялось возможным. Используя систему управления, мы забыли о том времени, как о страшном сне. Широкий по своему размаху бизнес теперь находится у каждого сотрудника на столе. Руководству всё прозрачно, открыто и понятно. Современные технологии и надежный облачный сервис позволили, не обновляя дорогостоящего серверного оборудования, получить качественный сервис 24 часа в сутки в любом месте. Существенно сократился штат сотрудников, выполняющих, как оказалось, оптимизируемую работу. Вы научили как правильно вести бизнес. Спасибо!

Современный рынок коммерческой недвижимости, помимо правильно спланированной концепции, требует реального механизма исполнения того самого управления объектами недвижимости , управления арендой и оперативного реагирования этой системы при различных изменениях рынка недвижимости.

Специалистов по управлению недвижимостью подготавливает много различных компаний. Это могут быть как просто менеджеры, окончившие курсы управления коммерческим имуществом, так и выпускники именитых западных консалтинговых агентств недвижимости. Затраты на содержание грамотных управляющих очень высоки для организации, а их драгоценное время тратится на бесконечное заполнение различных сводных таблиц, отчетностей, графиков. Мало того, всем известны случаи, когда десятки листов уже подготовленной отчетности приходится переделывать из-за обнаружения той или иной простейшей ошибки, случайно допущенной обычным исполнителем на рабочем месте.

Финансовый мониторинг и контроль договоров:

• контроль и анализ текущего положения дел всех объектов недвижимости;
• анализ эффективности инвестирования, прогноз динамики возврата вложенных средств;
• достоверность предоставляемой сотрудниками информации;
• система управления недвижимостью контролирует необходимые бизнес процессы и договоры;
• оценка эффективности аренды и коммерческого управления недвижимостью;
• анализ затрат на эксплуатацию объектов недвижимости;
• оценка работы сторонней управляющей компании.

• управление коммерческой недвижимостью;
• управление торговыми центрами;
• управление офисными центрами;
• управление смешанными комплексами зданий;
• ведение управленческой отчётности;
• оценка эффективности ведения бизнеса недвижимости, анализ затрат, планирование доходов;
• моделирование рентабельности бизнеса, постановка целей, оптимизация деятельности;
• система оценки результативности аренды недвижимого имущества;
• прозрачная мотивация работы персонала от коммерческих результатов.

Управление объектами недвижимости, арендой и эксплуатацией имущества:

• доступ к необходимой оперативной информации и копиям документов арендованных площадей;
• консультация контрагентов, сверка управления эксплуатацией;
• согласованность действий риэлтеров, агентств недвижимости;
• анализ эффективности рекламы;
• система автоматического расчета минимальной арендной ставки объектов недвижимости;
• оперативная работа с арендаторами коммерческой недвижимости;
• система контроля поступления платежей;
• система контроля освобождающихся объектов недвижимости;
• система сбора заявок на аренду помещений;
• единая система и формы предоставления отчетов;
• система автоматического отображения объектов на портале недвижимости.

Оперативная информация по имеющимся объектам недвижимости:

• получение достоверной оперативной информации по свободным объектам недвижимости;
• подбор помещений по заданным параметрам;
• сверка платежей по аренде и возмещению затрат на эксплуатацию.

Основные преимущества использования системы управления недвижимостью:

• Оперативный доступ к данным на любой момент времени ведения бизнеса. Наличие копий всех необходимых документов.
• При решении оперативных вопросов менеджер не бегает между секретарем, бухгалтерией, юристами и архивом. Вся необходимая информация у него под рукой.
• Самые свежие данные. Любые изменения параметров недвижимости, поступления платежей, появление новых объектов недвижимости, все обновления происходят на рабочих местах одновременно.
• В любом месте земного шара. Где бы не находился пользователь, при наличии доступа в Интернет, он получает самую актуальную информацию и копии необходимых документов любого объекта недвижимости.
• Надежность хранения данных. Все данные хранятся на надежном оборудовании, в современных ЦОД, имеют системы защиты питания, широкополосный скоростной Интернет канал, зеркальные сервера и дополнительные резервные хранилища копий.
• Безопасность доступа. Уникальная система проверки разрешения пользователю доступа к данным, использование международных сертифицированных технологий шифрования траффика гарантируют уверенную безопасность и сохранность бизнеса.
• Система важных напоминаний и уведомлений. Система управления недвижимостью автоматически рассылает необходимые письма при возникновении важных сообщений или напоминаний.
• Человеческий фактор. Система управления недвижимостью позволяет вносить изменения исключительно разрешенным пользователям. Например: секретарь может только смотреть отчеты по задолженности и свободные площади, бухгалтерия имеет право на операции с деньгами, менеджер по работе с недвижимостью меняет параметры площадей, сдает в аренду помещения, печатает договоры аренды, бронирует объекты недвижимости под клиентов, юрист правит шаблоны договоров и заносит сканы правоустанавливающих документов и т.д.
• Дружественный интерфейс. Интуитивно понятный интерфейс программы управления недвижимостью позволяет пользователю незамедлительно начать пользоваться системой управления, а всплывающие подсказки в спорных местах, подскажут, какие действия требуются.
• Удобная форма отчетов. Все сотрудники компании пользуются одинаковыми по форме, структуре и цвету отчетами и документами.
• Доступ для арендаторов. Система управления недвижимостью предусматривает определенный вариант доступа контрагентам для получения отчета по задолженности арендных платежей.
• Экономия ресурсов. Ваша компания платит только за пользование системой в зависимости от числа сотрудников имеющих доступ в систему управления недвижимостью. Нет необходимости платить за стационарное оборудование и лицензии на программное обеспечение.
• Всегда на контроле. При отсутствии оплаты за пользование системой управления недвижимостью, один пользователь всегда остается в системе управления недвижимостью с полноценным рабочим функционалом.

Результат пользования системой управления недвижимостью:

• Рост эффективности арендных договоров.
• Оптимизация и снижение эксплуатационных затрат.
• Использование аутсорсинга на непрофильных видах деятельности.
• Снижение ежемесячных затрат на управление коммерческой недвижимостью.
• Уменьшение штата сотрудников при повышении качества работы.
• Моделирование различных концепций управления недвижимостью.
• Вся информация и документы структурированы и находятся в минутном доступе.
• Мониторинг прозрачности бизнес процесса.
• Оперативная информация у всех сотрудников и контрагентов.
• Экономия рабочего времени сотрудников.
• Улучшение качества обслуживания арендаторов.
• Круглосуточный доступ к данным.
• Формализация представления отчетных данных.
• Улучшение трудового климата организации.