Плетение 

Отчет по представительским расходам. Учет и оформление представительских расходов Положение о представительских расходах образец

То есть если часть представительских расходов, осуществленных, например, в первом квартале, превысила норматив и не была принята к налоговому учету, то в последующих отчетных периодах в течение года она может она может быть учтена при расчете налоговой базы. «Входной» НДС по представительским расходам принимается к вычету только с той суммы затрат, которая учтена при расчете налога на прибыль, то есть с учетом норматива. Если в последующих кварталах текущего года оставшаяся часть представительских расходов укладывается в норматив, то НДС с нее также может быть принят к вычету. Подробнее порядок налогового учета представительских расходов предлагаю рассмотреть на примере. *** Пример. Расходы ООО «Актив» на проведение представительского мероприятия в I квартале составили 23 600,00 руб. (в том числе НДС 3 600,00 руб.). Во IIквартале представительских расходов не было.

Учет и оформление представительских расходов

Важно

Было ли принято положительное решение о сотрудничестве, заключены договора, или же участники разошлись ни с чем, средства на мероприятие были потрачены и могут быть признаны.

  • Количество участников также не определяет представительские расходы. Этот фактор может повлиять только на размер трат, но если он не выходит за установленную норму, значения этот показатель не имеет.
    • Траты, которые можно и нельзя счесть представительскими В НК РФ обозначены особые категории расходов, которые с точки зрения налогообложения правомерно счесть представительским.

К ним относятся следующие траты:
  1. Оплата организации официального мероприятия по приему гостей из других фирм. Таким мероприятием может быть:
    • завтрак;
    • обед;
    • выездное заседание.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Затраты на продукты и алкоголь также включены в эту группу затрат.

Составляем положение о представительских расходах — образец

Даже если организация мероприятия по факту потребовала издержек, не включаемых в представительские расходы Налоговым кодексом, их нельзя включить в эти затраты для снижения налогооблагаемой базы. НАПРИМЕР. ООО «Кассандра» организовало встречу с представителями других организаций для обговаривания условий сотрудничества.
На это мероприятие было затрачено 140 тыс. руб. Из этих средств на прием-обед было затрачено 70 тыс. руб., на буфетное обслуживание – 25 тыс. руб., на провоз участников к месту обеда и обратно на фирму – 20 тыс. руб., на посещение представления в театре – 10 тыс. руб., на экскурсию по памятным местам города – 15 тыс. руб., на цветы и сувениры для участников – 45 тыс. руб. На представительские расходы в этом случае можно списать только 115 тыс.
руб., то есть сумму расходов на прием, буфетное обслуживание и транспорт. Остальные средства в размере 25 тыс. руб.

Представительские расходы: гуляем для дела

Внимание

Факторы, не имеющие значения для определения ПР

  1. Место проведения. Не является значимым, где именно организован прием: в помещении фирмы или в баре либо ресторане.

Исключения составляют развлекательные заведения другого формата – к ним ПР не относятся.
  • Время проведения. Рабочее время, вечернее, выходной ли день выбраны для даты мероприятия, расходы все равно остаются представительскими.
  • Статус участников.

    • К участникам-контрагентам относят как физических, так и должностных лиц, ими могут быть не только представители руководства других фирм, но и клиенты.
  • Результат встречи. Не имеет значения также исход представительского мероприятия.

    • Представительские расходы при исчислении налога на прибыль

    • средства на развлекательную программу для участников;
    • стоимость экскурсий;
    • деньги на цветы для гостей, памятные сувениры и т.п.;
    • финансы на оформление зала для мероприятия;
    • медицинские траты, если они потребовались;
    • проезд и проживание гостей;
    • оплата визовых услуг участников;
    • траты на корпоративные мероприятия (Новый год, 8 марта, юбилеи и пр.);
    • любое финансовое взаимодействие с руководством структурных подразделений и филиалов своей же фирмы (представительские расходы – по умолчанию только для «чужих»).

    Критерии отнесения расходов к представительским Понятие «официальный прием и обслуживание», через которые в НК дано определение представительских расходов, в свою очередь, не имеет однозначного толкования в законодательных документах. Поэтому их можно толковать с расширительным значением.

    Учет представительских расходов: все официально

    Инфо

    К расходам на оплату труда относятся, в частности:

    • зарплата (состоящая из окладов, премий, иных выплат по договору);
    • отчисления в государственные фонды;
    • отпускные.

    Полный перечень расходов на оплату труда отражен в положениях ст. 255 НК РФ. В бухгалтерском учете представительские расходы не выделяются в отдельную категорию издержек.


    Отражение данных расходов в регистрах осуществляется в соответствии с ПБУ 10/99 как расходов по обычным видам хозяйственной деятельности. При этом расходы по обычным видам деятельности должны подразделяться:
    • на материальные затраты;
    • расходы, которые связаны с оплатой труда;
    • социальные отчисления;
    • амортизационные отчисления;
    • прочие затраты.

    Исходя из экономического смысла представительских расходов, таковые в бухучете следует учитывать как прочие затраты.

    Спорные расходы на корпоратив

    Согласно этой норме закона, к представительским относятся расходы на официальный прием и (или) обслуживание следующих лиц:

    • представителей других организаций, с которыми проводятся переговоры в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества,
    • участников организации-налогоплательщика, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

    Согласно разъяснениям Минфина РФ, затраты на переговоры с физическими лицами, которые являются фактическими или потенциальными клиентами, также можно включить в состав представительских, при условии, что такие переговоры носят официальный характер и направлены на развитие сотрудничества (Письма Минфина РФ от 03.06.2013 № 03-03-06/2/20149, от 27.05.2009 № 03-03-06/1/351).

    Представительские расходы

    Например, Вы хотите провести корпоративный праздник, в связи с недостаточностью денежных средств и экономией решили отнести расходы, которые возникнут, на представительские расходы. Для этого, во-первых, Вам стоит «обозвать» данное мероприятие, например, как деловую встречу с партнерами, и далее подготовить пакет документов налоговой (который изложен выше) для подтверждения и обоснованности включения данных расходов в состав представительских.
    При этом стоит уделить внимание таким моментам, как цель мероприятия, состав участников, место и дата проведения, смета расходов, нюансы заполнения форм, которые, кстати, не являются унифицированными и подготавливаются организацией самостоятельно. В преддверии новогодних праздников особенно интересует вопрос о списании расходов на спиртные напитки.
    Себестоимость продаж» 26 «Общехозяйственные расходы»44 «Расходы на продажу» Представительские расходы списаны на расходы по обычным видам деятельности 19 «НДС по приобретенным ценностям» 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» Отражен «НДС» по представительским расходам 68-НДС «Расчеты по налогам и сборам» 19 «НДС по приобретенным ценностям» «Входной» НДС по представительским расходам принят к вычету 91-2 «Прочие расходы» 19 «НДС по приобретенным ценностям» Списан на расходы «входной» НДС по представительским расходам, в части превысившей норматив по итогам года Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях! Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье! Нормативная база

    1. Налоговый кодекс РФ
    2. Федеральный закон от 06.12.2011 г.

    Организация самостоятельно разрабатывает и утверждает форму налогового регистра для каждого вида расходов и утверждают их в учетной политике для целей налогообложения. Формирование регистров при наличии разниц является обязательным.

    Удобным вариантом снижения расходов является предъявление для списания представительских расходов, образовавшихся при организации официальных мероприятий. Если рассматривать нормы НК РФ, представительские расходы при налоге на прибыль это - прочие расходы, порядок списания которых установлен гл.

    25 НК РФ. При расчете Расчет налога на прибыль производится по формуле: Сумма налога уплачивается авансовыми платежами и окончательным платежом по итогам года. При наличии представительских расходов суммы включаются с состав периода, в котором оприходованы или оплачены документы, подтверждающие законное основание для списания.
    Помимо отчета не лишним будет составить такие документы, как:

    • приказ руководителя о проведении представительского мероприятия, в котором указывается цель предстоящего мероприятия, устанавливаются ответственные лица;
    • смета расходов, где устанавливается перечень затрат на проведение мероприятия и их предельная величина.

    Скачать Образец приказа о проведении представительского мероприятия Скачать Образец сметы представительских расходов Скачать Образец отчета о проведении представительского мероприятия Налоговый учет представительских расходов Налогоплательщики вправе принять к налоговому учету расходы, которые являются экономически обоснованными (то есть направлены на получение дохода) и подтверждены документально. В отношении представительских расходов эти два критерия мы уже рассмотрели.

    • При составлении сметы и бюджета на следующий календарный год компания относит на представительские расходы сумму, равную 4% от оплаты труда за предыдущий год, данная сумма распределяется по кварталам.
    • Компания определяет круг должностных лиц, имеющих право проводить представительские мероприятия и осуществлять соответствующие затраты, и устанавливает лимиты сумм, которые эти сотрудники могут расходовать.

    Так как в определенном размере представительские расходы уменьшают базу для расчета налога на прибыль, то часто организации включают в них различные сувениры, подарки, корпоративные праздники и т.д., поэтому данному участку учета налоговики уделяют особое внимание, и для того чтобы свести к минимуму претензии проверяющих, необходимо подготовить безупречный комплект подтверждающих документов.

    Термин «представительские расходы» можно встретить в Налоговом кодексе в перечне затрат, которые понижают налогооблагаемую базу на прибыль. Потому основной вопрос в данной теме, это как оформить представительские расходы, чтобы их можно было учитывать при снижении суммы налога.

    Что такое представительские расходы

    Законодательство к представительским расходам относит следующее:

    • затраты на проведение бизнес – мероприятий в которых принимают участие представители сторонних организаций с целью заключения деловых соглашений, либо сотрудники компании, участвующие в совете директоров (общем собрании правления);
    • транспортные расходы, связанные с вышеуказанным мероприятием;
    • услуги переводчика, при проведении данного мероприятия.

    Сумма представительских расходов, участвующая в снижении прибыли не может быть более 4% от фонда оплаты труда за соответствующий период.

    Представительские расходы: документальное оформление 2018 году

    Для того, чтобы иметь возможность отнести затраты на представительские мероприятия к расходам, снижающим прибыль, необходимо правильно оформить все документы, их подтверждающие. Чаще всего при их оформлении используется три типа документов, – это приказ, отчет и акт.

    По последним пояснениям в законодательстве обязательным является только отчет с прилагающимися к нему первичными документами о совершенных затратах. Но многие организации, предпочитают составлять полный пакет документов, особенно те, кто находится на упрощенной системе налогообложения.

    Образец приказа на представительские расходы предприятия

    Приказ на представительские расходы, составляется в виде распорядительного документа по организации, на фирменном бланке. Он содержит в себе информацию о намечающемся мероприятии, его целях и предполагаемых расходах.

    Примерная структура приказа будет выглядеть следующим образом:

    • реквизиты приказа (наименование организации, дата, номер, название);
    • преамбула, раскрывающая цель составления приказа (краткое описание мероприятия);
    • распорядительная часть приказа, указывающая, что необходимо подготовить для намечающегося мероприятия и устанавливающая ответственных лиц;
    • подпись руководителя.

    В приказе также может содержаться указании о необходимости составить отчет и акт на представительские расходы по завершению бизнес - мероприятия.

    Отчет по представительским расходам: пример

    Отчет также составляется в свободной форме и представляет собой резюме прошедшего мероприятия:

    • когда и где было проведено мероприятие;
    • его результаты и договоренности (либо их отсутствие);
    • кто обслуживал данное мероприятия (стороння организация, либо все было подготовлено силами сотрудников компании)
    • расходы на мероприятие (они должны быть подтверждены документально);
    • перечень, подтверждающих документов, которые будут прилагаться к отчету.

    Все подтверждающие документы должны быть в оригинале.

    Акт на списание представительских расходов: образец

    После проведения мероприятия составляется акт на списание представительских расходов. Бланк этого документа не утвержден, соответственно он может быть составлен в произвольной форме.

    Составляется он комиссией и утверждается руководителем.

    Затраты предприятия на проведение бизнес - мероприятий называются представительские расходы. Документальное оформление этих расходов необходимо для подтверждения их совершения. Для этого составляется приказ, отчет и акт на представительские расходы. Образец этих документов представлен ниже.

    • представителей других организаций, которые участвуют в переговорах для установления или поддержания взаимного сотрудничества;
    • участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа.

    В состав таких расходов можно включить затраты на проведение официального приема (завтрака, обеда, иного аналогичного мероприятия) для лиц, которые участвуют в переговорах, на доставку этих лиц к месту проведения мероприятия, на буфетное обслуживание во время переговоров, на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате.

    Напомним, что представительскими расходами не признаются затраты на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ).

    Организация на ОСН может учесть расходы на представительские мероприятия только в пределах ограничения в размере 4% расходов на оплату труда. И, естественно, только при должном документальном подтверждении затрат (п. 1 ст. 252 , пп. 22 п. 1 , п. 2 ст. 264 НК РФ).

    В число необходимых документов входят приказ о проведении представительского мероприятия, смета расходов и отчет о мероприятии.

    Как составить отчет по представительским расходам (пример)

    «Представительский» отчет составляется для того, чтобы документально подтвердить, что мероприятие соответствовало характеру представительского. Несмотря на то, что единой обязательной к применению формы отчета не существует, в нем необходимо отразить (Письмо Минфина от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675 ):

    • цель представительских мероприятий, результаты их проведения;
    • иные необходимые данные о проведенном мероприятии;
    • сумма расходов на представительские цели.

    Отчет о представительских расходах составляется в одном экземпляре (ведь нужен он организации, проводившей мероприятие, для признания своих расходов) и утверждается руководителем организации.

    Обращаем внимание, что для признания представительских расходов вовсе не обязательно, чтобы были конкретные результаты переговоров (к примеру, подписанный договор). Достаточно, чтобы такое мероприятие было по своей сути направлено на получение прибыли (Письмо Минфина от 10.04.2013 № 03-03-06/2/11897 , Определение КС от 04.06.2007 № 320-О-П ).

    Приведем для отчета о представительских расходах образец 2018.

    Налоговый кодекс не дает нам четкого описания процедуры и перечня документов, необходимых для оформления представительских расходов, поэтому будем действовать в соответствии с разъяснениями Минфина, по мнению которого (см. письма Минфина России от 01.11.2010 N 03-03-06/1/675, от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807) «Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться , в частности (выделено мной):

    — приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;

    — смета представительских расходов;

    — первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;

    — отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:
    — цель представительских мероприятий, результаты их проведения;
    — иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.

    Выделенный мной оборот «могут являться, в частности » свидетельствует о том, что перечень документов не является исчерпывающим и обязательным. Главное, чтобы оформленные организацией документы соответствовали требованиям действующего законодательства (см.закон о бухгалтерском учете в части требований к обязательным реквизитам первичных документов) и подтверждали экономическую обоснованность произведенных расходов.

    Перечисленные в письмах Минфина первичные документы относятся к конкретному мероприятию. Вместе с тем, для более полного экономического обоснования подобных затрат многие авторы рекомендуют оформлять документы общего характера (т.е. относящиеся ко всем представительским мероприятиям, а не только к конкретному). Я тоже считаю оформление общих документов оправданным, потому что они обеспечивают системный подход к однотипным по характеру расходам.

    Для начала в организации следует составить смету представительских расходов на текущий год. Данная смета может утверждаться на общем собрании участников (акционеров) организации либо руководителем организации. Таким образом, в начале года составляем смету представительских расходов и утверждаем ее у руководителя или на общем собрании учредителей. Если к концу года выяснится, что смета была вовремя не утверждена, а представительские расходы имели место, сделайте соответствующий сметный расчет (с учетом фактических цифр) в конце года, а дату утверждения поставьте более раннюю (руководитель подобную бумагу утвердит «задним числом» без проблем, т.к. он, как минимум, был в курсе проведенных представительских мероприятий). Документ может выглядеть, например, так:

    ООО «НАША ФИРМА»

    «УТВЕРЖДАЮ»
    Единственный учредитель
    ООО «НАША ФИРМА»
    ФИО
    « 15» января 2011 года

    Смета представительских расходов на 2011 год

    Вид представительских расходов Лимит расходов на год, руб.коп.
    Затраты, связанные с проведение официальных приемов (завтраков, обедов или других аналогичных мероприятий) 100 000,00

    Транспортное обеспечение участников официальных приемов 25 000,00

    Буфетное обслуживание во время переговоров 25 000,00

    Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации 10 000,00

    Развлекательные мероприятия во время официальных приемов 100 000,00

    ИТОГО 260 000,00

    Генеральный директор

    Помимо этого следует издать внутренний организационно-распорядительный документ (например, Положение о проведении представительских мероприятий, утвержденное приказом руководителя организации, или приказ), в котором могут быть отражены следующие моменты:

    — порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;

    — порядок расходования средств на представительские расходы;

    — порядок документального оформления представительских расходов;

    — порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы;

    — нормирование отдельных видов представительских расходов (лимитирование отдельных видов представительских расходов никакими законодательными актами не установлено, однако, данный пункт будет подтверждать, что в организации осуществляется контроль за расходование денежных средств).

    Если у вас нет возможности сделать приказ с датой в начале года, а представительские расходы имели место, сделайте приказ последними числами предыдущего года.

    Документ может выглядеть, например, так:

    ООО «НАША ФИРМА»

    О представительских расходах

    ПРИКАЗЫВАЮ:

    1. Установить на 2011 года следующие нормы расходования средств на представительские расходы:

    Вид представительских расходов / Предельный лимит расходов на одного человека

    Затраты, связанные с проведение официальных приемов (завтраков, обедов или других аналогичных мероприятий) до 2000 руб.в день

    Транспортное обеспечение участников официальных приемов до 600 руб.в день

    Буфетное обслуживание во время переговоров до 150 руб.в день

    Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации до 200 руб.в день

    Развлекательные мероприятия во время официальных приемов по факту

    2. Предоставить право получать денежные средства для осуществления расходов в представительских целях следующим сотрудникам:

    — генеральному директору __________________,

    — коммерческому директору ________________,

    — главному бухгалтеру ______________________,

    — начальнику отдела _______________________,

    — секретарю ______________________________.

    3. Назначить ответственным за расходование средств на представительские цели, правильное и своевременное оформление связанных с ними документов коммерческого директора ___________________________.

    4. Коммерческому директору ___________________ представлять мне на утверждение отчет о приеме каждой делегации в течение 3 рабочих дней после окончания приема.

    5. Главному бухгалтеру __________________ обеспечить своевременное отражение в бухгалтерском и налоговом учете осуществленных представительских расходов с учетом требований действующего законодательства.

    6. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
    Генеральный директор

    Теперь переходим к документам для оформления конкретного представительского мероприятия.

    Начинаем с приказа (распоряжения) руководителя. Дата приказа – на 2-3 недели ранее намеченного мероприятия.

    ООО «НАША ФИРМА»

    О проведении официального приема

    С целью поддержания сотрудничества с действующими клиентами и привлечения потенциальных клиентов

    ПРИКАЗЫВАЮ:

    1. Провести официальный прием действующих и потенциальных заказчиков, посвященный ознакомлению клиентов с новыми услугами, товарами, результатами работы за год, динамикой и перспективами развития компании.

    3. Коммерческому директору ____:

    3.1. Подготовить и представить мне на утверждение в срок до 24 декабря 2011 года перечень приглашенных лиц.

    3.2. Разработать программу проведения приема и представить мне на утверждение в срок до 24 декабря 2011 года.

    3.3. Обеспечить ресторанное обслуживание (фуршет) во время проведения приема.

    3.4. Подготовить и представить мне на утверждение отчет о проведенном приеме в срок до 31 декабря 2011 года.

    4. Главному бухгалтеру ___________составить смету и выдать необходимые для организации приема наличные денежные средства в пределах сметы подотчетным лицам, имеющим право осуществлять расходы в представительских целях, в срок до 24 декабря 2011 года.

    5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

    Генеральный директор

    Следующий документ – перечень приглашенных лиц. Учитывая стремление ФНС считать расходы экономически обоснованными в том случае, когда они напрямую повлекли получение доходов, оптимальным будет вариант, когда в перечень приглашенных лиц войдут представители организаций-заказчиков, с которыми на момент проведения приема заключены договоры, т.е. тех организаций, в адрес которых были выписаны документы по реализации после приема (возможно, немного «притянуто», зато оспорить «экономическую обоснованность» будет сложно — получение дохода налицо!). Попросите у менеджеров ФИО контактных лиц этих организаций (с этими лицами вряд ли кто будет связываться с целью проверки, но тот факт, что эти люди — реально работали в данных организациях, будет свидетельствовать о реальности проведенного мероприятия). Также в перечне приглашенных лиц укажите несколько сотрудников принимающей стороны (например, генерального директора, коммерческого директора, начальника отдела продаж или маркетинга и т.п.).

    «УТВЕРЖДАЮ»
    Генеральный директор
    ООО «НАША ФИРМА»
    ФИО
    __________________
    « 23 » декабря 2011 г.

    Перечень лиц,
    приглашенных на официальный прием ООО «НАША ФИРМА» 29.12.2011,
    посвященный ознакомлению клиентов

    Коммерческий директор

    Следующий документ — программа приема.

    «УТВЕРЖДАЮ»
    Генеральный директор
    ООО «НАША ФИРМА»
    ФИО
    __________________
    « 23 » декабря 2011 г.

    Программа официального приема ООО «НАША ФИРМА»,

    с новыми услугами, товарами, результатами работы за год,
    динамикой и перспективами развития компании

    Формат мероприятия – официальный прием (доклады и фуршет) действующих и потенциальных заказчиков, посвященный ознакомлению клиентов с новыми услугами, товарами, результатами работы за год, динамикой и перспективами развития компании.

    Цель мероприятия — поддержание сотрудничества с действующими клиентами и привлечение потенциальных клиентов.

    Список докладчиков:
    ФИО – генеральный директор ООО «НАША ФИРМА»;
    ФИО — коммерческий директор ООО «НАША ФИРМА».

    Место проведения: офис ООО «НАША ФИРМА» по адресу: Москва, ул.Такая-то, д.1, стр.11, офис 111.

    Прибытие представителей — с 12.30 до 13.00.

    Открытие официального приема — 13.00.

    Регламент:
    13.00 — 13.30 – доклад генерального директора ФИО (тема – приветствие участников приема, результаты работы компании за год, перспективы развития компании на следующий год);

    13.30 — 14.00 – доклад коммерческого директора ФИО (тема – презентация новых услуг, работ, товаров);

    14.00 — 17.00 — фуршет.

    Коммерческий директор

    Следующий документ — смета. Для составления сметы можете использовать реальные данные о закупленных продуктах (цифры округлите — в предварительной смете сложно учесть цены до копеек).

    «УТВЕРЖДАЮ»
    Генеральный директор
    ООО «НАША ФИРМА»
    ФИО
    __________________
    « 23 » декабря 2011 г.

    Смета официального приема ООО «НАША ФИРМА»,
    посвященного ознакомлению клиентов
    с новыми услугами, товарами, результатами работы за год,
    динамикой и перспективами развития компании

    Дата составления: 23.12.2011

    Состав участников приема:
    — клиентов – 8 человек,
    — сотрудников ООО «НАША ФИРМА» — 4 человека.

    Форма мероприятия: доклады и фуршет.

    Наименование блюд и напитков/ Единица измерения/ Количество/ Цена за единицу/ Всего стоимость

    Итого по смете ________________

    «УТВЕРЖДАЮ»
    Генеральный директор
    ООО «НАША ФИРМА»
    ФИО
    __________________
    « 30 » декабря 2011 г.

    Отчет о проведении официального приема ООО «НАША ФИРМА»,
    посвященного ознакомлению клиентов
    с новыми услугами, товарами, результатами работы за год,
    динамикой и перспективами развития компании

    Дата составления: 30.12.2011

    Дата проведения приема: 29.12.2011

    Место проведения приема: офис ООО «НАША ФИРМА» (Москва, ул.Такая-то, д.1, стр.11, офис 111).

    Состав участников приема:

    Номер п/п ФИО приглашенного лица Организация

    Официальный прием проводился 29 декабря 2011 года с 12.30 до 17.00 в офисе ООО «НАША ФИРМА» по адресу: Москва, ул.Такая-то, д.1, стр.11, офис 111 в соответствии с утвержденной программой.

    В пределах утвержденной сметы состоялось ресторанное обслуживание (фуршет). Общая сумма потраченных средств составила:

    Наименование блюд и напитков/ Документы, подтверждающие произведенные расходы/ Сумма потраченных средств: всего; в том числе НДС/ Сумма, которая может быть учтена в расходах в целях налога на прибыль

    Коммерческий директор

    Главный бухгалтер

    Последний документ — справка бухгалтера (для отнесения на расходы суммы представительских расходов в пределах лимита, установленного НК РФ).

    ИНН0000000000/КПП 000000000

    Бухгалтерская справка-расчет

    по списанию в себестоимость представительских расходов

    за 2011 год

    Дата отчета о проведенном представительском мероприятии:

    Количество участников (включая принимающую сторону):

    Вид расходов:

    Установленная норма расходов на человека:

    Сумма расходов по нормам:

    Фонд оплаты труда за налоговый период:

    Максимальная сумма представительских расходов, подлежащая списанию за налоговый период:

    Фактическая сумма на проведенное мероприятие:

    Сумма представительских расходов, подлежащая учету в целях налогообложения прибыли, с учетом установленных в организации норм и возможного лимита:

    Главный бухгалтер

    Практика показывает, что все эти документы составляются после реально проведенных мероприятий самим бухгалтером. Однако, этот процесс будет сложным только в первый раз; далее все сведется к процессу «просто подставьте цифры».

    Надеюсь, мой опыт будет полезен читателям.

    Желаю бухгалтерам творческих успехов при оформлении фактов хозяйственной деятельности организации!

    Для любой фирмы важны налаженные партнерские отношения. Сами по себе они такими не станут, работа над ними – важная часть управленческой стратегии предприятия. В ходе проведения переговоров происходят встречи представителей, собрания, приемы. Затраты на эти мероприятия составляют серьезную расходную статью.

    Налоговые органы очень внимательно относятся к проверке этого вида затрат, поэтому стоит тщательно контролировать их учет и правильно оформлять документально.

    Разберемся, какие именно траты могут быть отнесены к данному виду расходов, а какие списать на этот счет не получится, какие документы могут служить подтверждением и как правильно отразить эту статью в бухгалтерском и налоговом учете. Рассмотрим также современные законодательные изменения относительно представительских расходов и тенденции на ближайшее будущее.

    Представительские расходы: что говорит закон

    Представительские расходы (ПР)– термин из Налогового кодекса. Их нормы приводятся в пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ. Определение представительским расходам дается исходя из этих норм. Представительскими будут считаться траты на официальный прием, сопровождение и сервис для уполномоченных лиц других компаний, а также тех, кто намеревается присутствовать на заседании совета директоров, правления или других руководящих органов.

    Факторы, не имеющие значения для определения ПР

    1. Место проведения. Не является значимым, где именно организован прием: в помещении фирмы или в баре либо ресторане. Исключения составляют развлекательные заведения другого формата – к ним ПР не относятся.
    2. Время проведения. Рабочее время, вечернее, выходной ли день выбраны для даты мероприятия, расходы все равно остаются представительскими.
    3. Статус участников. К участникам-контрагентам относят как физических, так и должностных лиц, ими могут быть не только представители руководства других фирм, но и клиенты.
    4. Результат встречи. Не имеет значения также исход представительского мероприятия. Было ли принято положительное решение о сотрудничестве, заключены договора, или же участники разошлись ни с чем, средства на мероприятие были потрачены и могут быть признаны.
    5. Количество участников также не определяет представительские расходы. Этот фактор может повлиять только на размер трат, но если он не выходит за установленную норму, значения этот показатель не имеет.

    Траты, которые можно и нельзя счесть представительскими

    В НК РФ обозначены особые категории расходов, которые с точки зрения налогообложения правомерно счесть представительским. К ним относятся следующие траты:

    1. Оплата организации официального мероприятия по приему гостей из других фирм. Таким мероприятием может быть:
      • завтрак;
      • обед;
      • выездное заседание.

      2. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Затраты на продукты и алкоголь также включены в эту группу затрат.

    2. Буфетный сервис, сопровождающий указанное мероприятие по приему.
    3. Трансфер участников до места приема и обратно.
    4. Вознаграждение за труд внештатного переводчика, если он был приглашен присутствовать на мероприятии.

    ВНИМАНИЕ! Если в штате организации имеется свой переводчик, расходы на приглашенного со стороны специалиста налоговики могут не счесть представительскими. Свою правоту фирма может попытаться доказать в суде, убедив его, что квалификация или спецификация штатных переводчиков не отвечает задачам представительского мероприятия.

    По мнению ФНС, перечень представительских расходов закрытый, его нельзя расширять.

    Неправомерно учитывать как представительские расходы:

    • обеспечение отдыха и питания в санаториях, пансионатах, других развлекательных заведениях (за исключением ресторанов и баров);
    • средства на развлекательную программу для участников;
    • стоимость экскурсий;
    • деньги на цветы для гостей, памятные сувениры и т.п.;
    • финансы на оформление зала для мероприятия;
    • медицинские траты, если они потребовались;
    • проезд и проживание гостей;
    • оплата визовых услуг участников;
    • траты на корпоративные мероприятия (Новый год, 8 марта, юбилеи и пр.);
    • любое финансовое взаимодействие с руководством структурных подразделений и филиалов своей же фирмы (представительские расходы – по умолчанию только для «чужих»).

    Критерии отнесения расходов к представительским

    Понятие «официальный прием и обслуживание», через которые в НК дано определение представительских расходов, в свою очередь, не имеет однозначного толкования в законодательных документах. Поэтому их можно толковать с расширительным значением. Из-за этого нередко возникают ситуации, когда формально и по факту расходы могут оказаться представительскими, но в законодательном смысле налоговые органы считают иначе.

    Чтобы не возникло споров с налоговиками, решать которые возможно лишь в арбитражном суде, рекомендуется при определении расходов пользоваться критериями, обозначенными в Налоговом кодексе и предписаниях Министерства финансов РФ (в частности, Приказе Минфина РФ от 15 марта 2000 года № 26н):

    1. Прием и обслуживание должны быть организованы с целью установления или поддержки сотрудничества, к обоюдной выгоде сторон.
    2. Мероприятия должны быть строго официальными (так, банкет в ресторане, даже если он проводится с партнерами, не будет сочтен официальным, в отличие от делового завтрака или обеда). Официальность мероприятия может быть подтверждена программой вопросов, подлежащих обсуждению в его ходе.
    3. Затраты должны быть обоснованы, то есть оправданы с экономической точки зрения.
    4. Каждая статья расходов должна иметь документальное подтверждение.

    В спорных случаях следует обратиться к арбитражной практике. В суде представительскими сочтут расходы, удовлетворяющие одному из двух условий:

    • прямо названы таковыми в соответствующем пункте Налогового кодекса РФ;
    • их разрешено включить в представительские отдельными нормативными актами налоговой службы или Министерства финансов РФ.

    Документы для подтверждения представительских расходов

    Несмотря на законодательное требование документального подтверждения представительских расходов, не выработано единого стандарта или перечня таких бумаг. Можно сказать, что наличие официальных бумаг обязательно, но форма их не унифицирована. Этот вопрос решается учетной политикой самой организации. В качестве таких актов могут выступать:

    • приказ директора о проведении мероприятия по представительству – обязательно указать цель, дату, время и место организации приема, перечислить контрагентов, принимающих участие, а также привести имена ответственных и контролирующих лиц;
    • программа будущего мероприятия – не будет действительной без приказа, в ней основные этапы представительской встречи нужно привязать к конкретным датам и времени;
    • смета мероприятия – роспись расходов по конкретным статьям (транспортной, буфетной и др.), лучше создать ее на каждый этап отдельно, обязательно утвердить у руководства;
    • отчет о проведенном мероприятии – составляется ответственным лицом, указанным в приказе, в нем отражаются все те же позиции, что и в приказе, плюс конкретный достигнутый результат каждого этапа (особенно если в ходе мероприятия были заключены какие-либо официальные договоры, подписаны документы);
    • акт на списание данного вида расходов – несет информацию о точной сумме по всем видам представительских затрат (этот документ нужно заверить не только у руководителя, но и у главбуха);
    • платежные документы, которые подтверждают расходы : чеки, счета-фактуры, акты выполненных работ и др.

    ДЛЯ ИНФОРМАЦИИ! В случае рассмотрения спора в арбитражном суде приоритет будут иметь организации, которые озаботились как предварительными подтверждающими документами (приказ, смета, программа), так и итоговыми (отчет, акт).

    Нормирование представительских расходов

    Закон не разрешает тратить в представительских целях бесконтрольные суммы, потом списывая их, тем самым снижая базу налога на прибыль. Установлен жесткий лимит для данного вида затрат. Запрещено тратить в качестве представительских средства в размере свыше 4% от на данный отчетный период (п. 2 ст. 264 НК РФ).

    Поскольку с течением времени расходы на оплату труда растут, увеличивается и предельное значение представительских расходов. Если, к примеру, в 1 квартале представительских мероприятий не проводилось или денег затрачено на них было меньше нормы, то в остальных кварталах можно будет «разгуляться» – учесть больше средств по этой статье. Естественно, речь идет только об итогах текущего года.

    Высчитывать необходимую сумму ограничений по представительским расходам допустимо одним из 3 способов.

    1 способ – квартальный. При заполнении декларации налога на прибыль в конце каждого квартала производят учет представительских расходов, принимая во внимание фонд оплаты труда за этот квартал. Этот способ удобнее для фирм с кассовым методом определения доходов и расходов. При превышении представительских расходов в период квартала образуется отложенное налоговое обязательство, которое может быть сторнировано по итогам года.

    2 способ – годичный. Годовые бюджеты фирм обычно не слишком отличаются. Это позволяет при планировании следующего года сразу отвести примерные 4% от фонда оплаты труда прошлого года на представительские расходы, а затем разделить эту сумму на кварталы. Ненормативных затрат при этом способе не будет, но придется постоянно проводить корректировку запланированных и фактических показателей.

    3 способ – должностной. Фирма устанавливает, какие должностные лица могут быть ответственными за представительские мероприятия и какие максимальные суммы они могут на это истратить. Важно, чтобы расходы были осуществлены исключительно на заявленные цели. Необходима будет проверка на соответствие 4%-ному лимиту.

    Роль представительских расходов в базе налога на прибыль

    Представительские расходы вычитаются из сумм, составляющих чистую прибыль предприятия, тем самым уменьшая налоговую базу. При этом входной НДС также вычитается. Если в следующих отчетных периодах расходы укладываются в 4-процентный лимит, НДС с них также может быть принят к вычету.

    Именно по этой причине «ломаются копья» относительно признания или непризнания различных расходов представительскими. Даже если организация мероприятия по факту потребовала издержек, не включаемых в представительские расходы Налоговым кодексом, их нельзя включить в эти затраты для снижения налогооблагаемой базы.

    НАПРИМЕР. ООО «Кассандра» организовало встречу с представителями других организаций для обговаривания условий сотрудничества. На это мероприятие было затрачено 140 тыс. руб. Из этих средств на прием-обед было затрачено 70 тыс. руб., на буфетное обслуживание – 25 тыс. руб., на провоз участников к месту обеда и обратно на фирму – 20 тыс. руб., на посещение представления в театре – 10 тыс. руб., на экскурсию по памятным местам города – 15 тыс. руб., на цветы и сувениры для участников – 45 тыс. руб.

    На представительские расходы в этом случае можно списать только 115 тыс. руб., то есть сумму расходов на прием, буфетное обслуживание и транспорт. Остальные средства в размере 25 тыс. руб. должны быть выплачены из чистой прибыли после вычисления суммы налога.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Представительские расходы принимаются к вычету только у налогоплательщиков, использующих общую систему налогообложения. В ст. 346.16 НК РФ приведен перечень расходов, на которые может уменьшать базу плательщик, работающий по УСН – представительские расходы в этом перечне отсутствуют. Предприниматели, «сидящие» на льготных системах налогообложения, могут использовать на представительские траты только средства из чистой прибыли (разницу между доходами и расходами).

    Представительские расходы и бухучет

    Если для налогового учета очень важно определение категории «представительские расходы», то в бухгалтерском учете они отдельно не выделяются. Они проводятся как затраты по обычным видам деятельности, а именно:

    • материальные затраты;
    • амортизационные;
    • связанные с оплатой труда и соцвыплатами;
    • прочие.

    Логичнее всего отнести представительские расходы к категории «прочие». П. 8 ПБУ 10/99 говорит о том, что организация сама вправе формировать их перечень для целей бухучета. В зависимости от особенностей деятельности фирмы, эти расходы можно отразить как общехозяйственные или расходы на продажи. При этом может осуществляться корреспонденция со счетом учета расчетов или матценностей.

    Проводки таких расходов будут осуществляться по счетам 26 (в основном для промышленных организаций) или 44 (чаще используют торговые фирмы):

    • дебет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу», кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – приняты к учету услуги или работы, имеющие отношение к представительским расходам;
    • дебет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу», кредит 10 «Материалы» – списаны материальные ценности для представительского мероприятия (например, продукты, напитки, алкоголь).

    НАПРИМЕР. ООО «Артаболена» платит авансовые отчисления по налогу на прибыль каждый месяц, считая их по факту прибыли. За 11 месяцев 2016 года расходы на оплату труда в ООО «Артаболена» составили 300 тыс. руб. Представительские расходы (без НДС) за эти 11 месяцев составили 13 тыс. руб.

    Рассчитывая годовой налог на прибыль, ООО «Артаболена» может учесть представительские расходы в размере не более 4% от 300 000 руб., то есть 12 000 руб. Таким образом, получается сверхнорматив по представительским расходам в размере 1 тыс. руб. С точки зрения налогообложения, это будет постоянной разницей, диктующей постоянное налоговое обязательство.

    Проводка будет выглядеть так:

    • дебет 99, субсчет «Постоянные налоговые обязательства», кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» – 24% от 1000 руб. – 240 руб. – отражение постоянного налогового обязательства.

    В последний месяц 2016 года расходы на оплату труда в ООО «Артаболена» составили 35 тыс. руб., значит, за год они составят 300 000 + 35 000 = 335 000 руб. В этот месяц представительских мероприятий не проводилось. Значит, сумма соответствующих расходов осталась неизменной – 13 000 руб. НК РФ позволяет учесть представительские расходы в размере 4% от 335 тыс. руб., то есть 13 400 руб. Поэтому, несмотря на перерасход в течение года, по его итогам ООО «Артаболена» уложилась в норматив по представительским расходам. В бухучете будет записано:

    • дебет 99, субсчет «Постоянные налоговые обязательства», кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» – сумма ранее начисленного налогового обязательства в 240 руб. сторнирована.